Работник отказывается предоставить 2-НДФЛ

Обязан ли работник предоставлять 2-НДФЛ новому работодателю

Прямой обязанности передавать новому работодателю справку о доходах по форме 2-НДФЛ (сейчас — «справка о доходах и суммах налога физического лица») в Налоговом кодексе нет, но без этих данных работодатель вправе не предоставлять стандартные налоговые вычеты и удерживать НДФЛ в полном объеме.

НК РФ не обязывает работника передавать справку 2-НДФЛ при приеме на работу, справка выдается по его запросу предыдущим работодателем и предназначена прежде всего для самого физического лица и для налогового органа.

При этом Налоговый кодекс связывает предоставление стандартных вычетов у нового работодателя с учетом доходов сотрудника с начала года у предыдущих налоговых агентов, а эти доходы обычно подтверждаются именно справкой 2-НДФЛ.

Поэтому на практике работодатель может запросить у работника такую справку как документ, подтверждающий размер уже полученных доходов и вычетов, и при отказе сотрудника представить эти сведения не применять вычеты до конца текущего налогового периода.

Как связаны 2-НДФЛ и стандартные налоговые вычеты

Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ предоставляются налоговым агентом по письменному заявлению работника и с учетом его доходов с начала календарного года, а данные о доходах у предыдущих работодателей обычно берутся из справок по форме 2-НДФЛ (ст. 218 НК РФ).

Налоговый период по НДФЛ — календарный год, поэтому при смене места работы важно понимать общий размер дохода работника с 1 января и количество уже использованных стандартных вычетов.

Налоговый кодекс требует, чтобы вычеты предоставлял один налоговый агент по выбору налогоплательщика, и делается это на основании его заявления, в котором он указывает, что именно у данного работодателя будет получать вычеты.

Если сотрудник в начале года работал у другого работодателя и уже получал там стандартные вычеты, новый работодатель обязан учитывать эти данные, чтобы не превысить установленный НК РФ лимит дохода для применения вычетов.

Без подтвержденной информации о сумме доходов и уже предоставленных вычетах (как правило, это справка 2-НДФЛ от предыдущего работодателя) корректный расчет стандартных вычетов у нового работодателя затруднен и влечет риск ошибочного занижения НДФЛ.

Что делать работодателю, если работник не приносит 2-НДФЛ

Если работник отказывается представить справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы, безопасный для работодателя вариант — не предоставлять стандартные вычеты до конца года и удерживать НДФЛ без учета вычетов, чтобы исключить риск доначисления налога и штрафа по ст. 123 НК РФ.

Такой подход связан с тем, что без достоверных сведений о доходах с начала года работодатель не может проверить, не исчерпан ли лимит дохода для стандартных вычетов и не были ли они уже полностью использованы у предыдущего налогового агента.

Неправомерное уменьшение базы по НДФЛ за счет вычетов, предоставленных «вслепую», может привести к доначислению НДФЛ, пеней и штрафа при налоговой проверке.

Чтобы зафиксировать позицию работодателя и снизить риски споров с работником, полезно оформить ситуацию документально.

1. Получить от работника письменное заявление на предоставление стандартных вычетов (если он его подает) и одновременно запросить документы, подтверждающие право на вычеты и сумму доходов с начала года (в том числе справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы).
2. Если работник справку не предоставляет, зафиксировать факт отсутствия данных (служебная записка, отметка кадровой службы или бухгалтерии, внутренний акт) и принять решение не применять стандартные вычеты до конца налогового периода.
3. Удерживать и перечислять НДФЛ с доходов работника в общем порядке без вычетов, отражая суммы в расчете по форме 6-НДФЛ и в справке о доходах по форме 2-НДФЛ, выдаваемой работнику по итогам года или при увольнении.
4. Сообщить работнику в письменной или устной форме, что он может реализовать право на стандартные вычеты через налоговый орган по итогам года, представив декларацию 3-НДФЛ или обратившись через личный кабинет налогоплательщика.

Риски работодателя при предоставлении вычетов без 2-НДФЛ

Если работодатель предоставляет стандартные вычеты без учета доходов работника у предыдущего работодателя, ФНС может доначислить НДФЛ, пени и штраф, поскольку налоговый агент фактически занизил налоговую базу и перечислил в бюджет меньшую сумму налога.

Ответственность налогового агента установлена ст. 123 НК РФ: за неперечисление или неполное перечисление сумм НДФЛ, подлежащих удержанию и перечислению, налоговый орган вправе начислить штраф в размере процента от суммы неуплаченного налога плюс пени.

При проверке инспекция сопоставляет данные о доходах и вычетах по работнику, содержащиеся в отчетности нескольких работодателей (расчеты 6-НДФЛ, сведения о доходах физических лиц), а также информацию из личного кабинета налогоплательщика.

Если выясняется, что вычеты предоставлялись одновременно у нескольких работодателей или после превышения установленного лимита дохода, инспекция доначисляет НДФЛ тому работодателю, который неправомерно применил вычеты.

Поэтому отсутствие у работодателя подтвержденных данных о доходах сотрудника с начала года (включая справку 2-НДФЛ с предыдущего места работы) объективно увеличивает риски налоговой ответственности при предоставлении стандартных вычетов.

Как работник может получить вычеты, если работодатель их не предоставил

Если работодатель не предоставляет стандартные налоговые вычеты из-за отсутствия справки 2-НДФЛ с предыдущего места работы, работник сохраняет право получить эти вычеты через налоговый орган по итогам года, вернув излишне удержанный НДФЛ.

Налогоплательщик может обратиться в инспекцию по месту учета с декларацией 3-НДФЛ и пакетом подтверждающих документов либо использовать электронные сервисы ФНС, в том числе личный кабинет физического лица.

В составе документов он представляет справки о доходах по форме 2-НДФЛ от всех работодателей за год, а также подтверждение права на стандартные вычеты (например, свидетельства о рождении детей, справки об обучении и другие документы в зависимости от вида вычета, если это требуется).

Инспекция проводит камеральную проверку декларации, и при подтверждении права на вычеты налог возвращается работнику на указанный банковский счет.

Таким образом, отказ работника передавать 2-НДФЛ новому работодателю не лишает его права на стандартные вычеты, но переносит реализацию этого права с работодателя на налоговый орган и, как правило, отодвигает возврат налога по времени.

Сравнение вариантов: есть 2-НДФЛ и нет 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ с прежнего места работы влияет и на порядок действий работодателя, и на момент получения налоговой выгоды для работника.