Подготовка отчетности по МСФО требует не только корректных проводок, но и глубокой аналитики. На практике финансовые директора сталкиваются с тем, что стандартных разрезов учета в 1С недостаточно: нужные показатели по заказам, направлениям бизнеса или партнерским структурам приходится собирать вручную. В результате часть данных оказывается вне системы, а международная отчетность теряет управленческую ценность.
БИТ.ФИНАНС позволяет расширить модель учета и добавить дополнительные аналитики МСФО, чтобы необходимая детализация фиксировалась в системе и использовалась при формировании отчетности. В статье разберем, как перестать «терять» данные в международном учете, какие доработки потребуются и какой эффект это дает финансовой службе.
Почему стандартных аналитик бухгалтерского учета недостаточно для задач МСФО и управленческого контроля
Компании, формирующие отчетность по МСФО, часто выходят за рамки возможностей типовой структуры счетов и стандартных аналитик бухгалтерского учета становится недостаточно для управленческого и международного учета. Например, бизнесу требуется видеть данные в разрезе заказов клиентов, направлений деятельности, партнерских структур, функциональных сфер. Однако в стандартной модели учета 1С количество субконто ограничено, и дополнительные измерения просто не находят отражения в проводках международного учета.
В результате важная управленческая информация начинает существовать параллельно системе: в Excel, отдельных реестрах, служебных комментариях или локальных справочниках подразделений.
Отсутствие единой сквозной аналитики по МСФО создает разрыв между регламентированным и управленческим учетом. Финансовая служба видит агрегированные цифры по оборотно-сальдовой ведомости МСФО, но для получения расшифровки по дополнительным разрезам приходится превращается в мини-проект: выгружаем данные, сводим в Excel, вручную сопоставляем с дополнительными справочниками, по цепочке уточняем у бухгалтерии и ответственных подразделений. Такой подход повышает риск ошибок, увеличивает трудоемкость подготовки отчетности и повышает вероятность расхождений.увеличивает нагрузку на команду и тормозит управленческие решения
Практика проектов показывает, что из-за нехватки аналитики по международному учету и хранения части данных вне учетных систем, до 30-40% времени финансовых специалистов уходит не на интерпретацию показателей, а на сбор и стыковку данных из разных источников. Это напрямую влияет на скорость управленческих решений и усложняет консолидацию
|
Тамерлан Мамбетов, руководитель отдела внедрения, Москва Центральный офис, «Первый Бит» |
Решением может стать внедрение дополнительных аналитик МСФО на базе БИТ.ФИНАНС. За счет расширения модели данных, добавления специализированных справочников и измерений в регистры накопления, а также доработки стандартных отчетов по МСФО, финансовая служба получает сквозную аналитику — от первичного документа до итоговой отчетности.
Когда стоит задуматься о доработке аналитики МСФО
Когда дополнительные аналитики не встроены в модель международного учета, они неизбежно начинают вестись вне системы. Формально отчетность формируется, но часть управленчески значимой информации существует параллельно учетному контуру. Это создает ряд типичных проблем, которые со временем становятся системными.
Во-первых, разрыв между регистрами бухгалтерского и международного учета. В 1C:Бухгалтерии 8.3 КОРП и других конфигурациях 1С часть счетов регламентированного учета ограничена организацией, подразделением и тремя субконто. Для регламентированного учета этого часто достаточно, но для МСФО требуются дополнительные измерения: заказ клиента, направления деятельности, партнерские группы, функциональные сферы. Если их негде хранить в проводках международного учета, они уходят в «тень» — в Excel или вспомогательные таблицы.
Во-вторых, несоответствие управленческих и МСФО-отчетов. В управленческом контуре, в БДДС и БДР, финансовый директор ожидает видеть данные в разрезе аналитик (например, по заказам, проектам, направлениям деятельности, партнерским группам). Но в МСФО-отчетности (в оборотно-сальдовой ведомости МСФО и анализе счета МСФО) этих же разрезов нет. В результате невозможно быстро сопоставить управленческие показатели с международным учетом: приходится выгружать обороты и остатки и вручную стыковать их с финансовой аналитикой.
В-третьих, рост ошибок и дублирования данных. Разные подразделения ведут собственные Excel-реестры и справочники аналитик, по-разному называют одни и те же сущности (партнерские группы, функциональные сферы), используют разные правила классификации. Это приводит к расхождениям между отчетами, усложняет консолидацию и превращает согласование цифр в постоянный ручной процесс.
Наконец, снижение скорости управленческих решений. Финансовая служба не может оперативно ответить на вопросы о маржинальности по МСФО конкретного клиента или прибыльности направления деятельности. Каждый такой запрос фактически превращается в отдельное ручное расследование.
БИТ.ФИНАНС закрывает эти проблемы за счет автоматизации дополнительных аналитик по МСФО: расширения аналитики журнала проводок международного учета, настройки правил заполнения и доработки стандартных отчетов МСФО.
Как расширить аналитику МСФО в 1С: архитектура решения на базе БИТ.ФИНАНС
Когда стандартной структуры аналитик недостаточно, важно не ограничиваться добавлением отдельных полей, а выстроить целостную модель хранения, обработки и использования данных в международном учете. Ниже рассмотрим ключевые возможности БИТ.ФИНАНС и последовательность шагов, позволяющую встроить дополнительные аналитики МСФО в учетную систему таким образом, чтобы они корректно отражались в проводках и отчетности.
Ключевые возможности БИТ.ФИНАНС для внедрения дополнительных аналитик МСФО
БИТ.ФИНАНС — флагманское решение для управленческого учета, бюджетирования и казначейства на базе 1С. Система позволяет формировать БДДС, БДР и бюджет по балансу, вести единую нормативно-справочную информацию (контрагенты, договоры, статьи, ЦФО, проекты и др.) и получать управленческую отчетность в необходимых аналитических разрезах.
Поддержка до 17 аналитических разрезов (обязательных и дополнительных) дает возможность планировать и учитывать фактические данные в рамках единой модели. Это особенно важно при внедрении расширенной аналитики как в управленческом контуре, так и в учете по МСФО.
Для расширения аналитик по МСФО в системе можно реализовать следующие доработки:
- Справочник ключей аналитики международного учета.
Позволяет формировать сложные комбинации аналитик и использовать их в проводках МСФО как единый структурированный объект. - Измерение «Ключ аналитики» в журнале проводок (международный).
Обеспечивает хранение расширенной аналитики непосредственно в регистрах накопления международного учета. - Расширенные формы документов.
Дополнительные аналитики в документах «Операция (упр.)» и «Закрытие счетов» обеспечивают сквозное отражение аналитики от первичного документа до проводки МСФО. - Доработанные отчеты по МСФО.
Интерактивная ОСВ, анализ счета, оборотно-сальдовая ведомость и карточка счета поддерживают группировку и отбор данных по дополнительным аналитикам. - Единая модель бюджетирования.
Связка расширенной аналитики МСФО с БДДС и БДР позволяет строить план-фактный анализ и формировать управленческую отчетность в необходимых разрезах (заказы, направления деятельности, партнеры). - Интеграция с существующими конфигурациями 1C.
Решение работает с 1С:Бухгалтерия 8.3 КОРП, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP, что важно для компаний, переходящих с других систем (например, SAP) на 1С. Благодаря этому расширенная аналитика становится частью единой архитектуры финансового учета и бюджетирования, а не внешней «ручной» надстройкой.
Настройка сквозного учета аналитик по МСФО на базе БИТ.ФИНАНС: пошаговый план
Рассмотрим кейс, основанный на реальном проекте внедрения. Проект реализован командой офиса «Москва. Центральный офис» под руководством Тамерлана Мамбетова. При необходимости тиражирования или адаптации решения под специфику бизнеса можно обратиться к специалистам офиса.
Компания ведет регламентированный учет в 1С:Бухгалтерии 8.3 КОРП и/или 1С:Комплексной автоматизации, а международный учет — в БИТ.ФИНАНС. В регламентированном контуре используются стандартные аналитики: «Организация», «Подразделение», «Субконто1–3». Однако для целей МСФО требовалось дополнительно учитывать пять разрезов: заказ клиента, Dev code, Trading Partner, Partner Group и функциональную сферу.
До начала проекта дополнительные аналитики МСФО хранились во внешних Excel-файлах и вспомогательных таблицах. В стандартных отчетах по МСФО (ОСВ, анализ счета) отсутствовали необходимые разрезы, а согласование данных между управленческим учетом (БДДС, БДР) и международной отчетностью занимало значительное время. Ручное заполнение аналитик повышало риск ошибок и снижало сопоставимость данных.
Решением стала комплексная настройка сквозной модели аналитик в БИТ.ФИНАНС.
Шаг 1. Формирование единой модели аналитик по МСФО
На первом этапе совместно с заказчиком был определен перечень дополнительных аналитик для МСФО и разработана единая модель их хранения. Были формализованы сами аналитики, соответствующие справочники и связи с существующими объектами 1С: документами, договорами, контрагентами и проектами. Отдельное внимание уделили единым правилам кодирования и наименования, чтобы исключить дублирование и неоднозначную трактовку данных.
В рамках проекта были структурированы следующие аналитики: заказ клиента, Dev code (DC), Trading Partner, Partner Group и функциональная сфера (ФС).
Шаг 2. Добавление справочника и измерений в регистр
В регистр бухгалтерии «Журнал проводок (международный)» в системе БИТ.ФИНАНС добавляется новое измерение «Ключ аналитики» со ссылкой на справочник «Ключи аналитики международного учета». Запись справочника содержит набор из пяти полей, соответствующих выбранным аналитикам МСФО (заказ клиента, Dev code и т.д.).
В регистр бухгалтерии «Журнал проводок (международный)» в системе «БИТ.ФИНАНС» было добавлено новое измерение «Ключ аналитики», связанное со справочником «Ключи аналитики международного учета». Каждая запись справочника содержит набор из пяти полей, соответствующих выбранным аналитикам МСФО (заказ клиента, Dev code и т.д.) и формирует единый структурированный ключ для сложной комбинации аналитик.
Это позволило хранить в каждой проводке ссылку на конкретный набор аналитик без расширения плана счетов дополнительными субконто. В результате аналитическая модель стала масштабируемой и управляемой.
Шаг 3. Настройка правил заполнения аналитик
Следующим этапом стала настройка правил автоматического заполнения аналитик по источникам данных. В качестве источников использовались данные проводок регламентированного учета, реквизиты первичных документов (заказы, договоры, реализации), дефолтные значения по видам операций и данные вспомогательных объектов.
На уровне БИТ.ФИНАНС были реализованы условия, по которым система автоматически формирует значение «Ключа аналитики» для проводки МСФО. Например, по заказу клиента и контрагенту определяется соответствующий набор Dev code, Trading Partner и Partner Group. Это позволило исключить ручное заполнение аналитик и обеспечить единообразие отражения данных.
Шаг 4. Расширение документов 1C
Чтобы обеспечить сквозной характер аналитики, были доработаны ключевые документы: «Операция (упр.)» - для управленческих операций с МСФО-аналитикой, а также «Закрытие счетов» - для корректного распределения аналитик при закрытии счетов МСФО. В их формы добавлены поля для выбора и контроля ключей аналитики международного учета.
При проведении документов информация автоматически передается в регистр «Журнал проводок (международный)» через измерение «Ключ аналитики». Таким образом, аналитика фиксируется на уровне первичного отражения операции и сохраняется на всех последующих этапах учета.
Шаг 5. Доработка отчетов по МСФО
Завершающим этапом стала адаптация стандартных отчетов МСФО в системе БИТ.ФИНАНС. Это позволяет финансовому директору сохранить привычные формы (ОСВ, анализ счета, карточку счета), но при этом получить возможность работать с ними в новых аналитических разрезах: по заказам клиента, Dev code, Trading Partner, партнерским группам и функциональным сферам.
В «Интерактивной оборотно-сальдовой ведомости (МСФО)» добавлен выбор дополнительных аналитик как по счету, так и по корреспондирующему счету.
В отчете «Анализ счета (МСФО)» расширены возможности группировки и отбора по дополнительным аналитикам МСФО.
В «Оборотно-сальдовой ведомости (МСФО)» добавлены поля группировки и отбора данных по расширенным аналитикам МСФО.
В отчете «Карточка счета (МСФО)» реализован отбор данных по дополнительным аналитикам МСФО.
Кейс показал, что в БИТ.ФИНАНС регистры международного учета, отчеты МСФО и бюджеты БДДС/БДР могут функционировать как единый аналитический контур.
В результате:
- время подготовки детализированной отчетности МСФО сократилось в 2 раза за счет отказа от ручной обработки данных в Excel;
- риски ошибок при переносе аналитик из вспомогательных файлов за счет автоматических правил заполнения снизились на более чем 30%;
- повысилась сопоставимость управленческого и МСФО-учета: финансовый директор видит одинаковые аналитические разрезы по заказам клиента и партнерским группам в бюджетах и международной отчетности;
- финансовая служба заказчика перешла от ручной консолидации данных к сценарному анализу и полноценному план-фактному анализу.
Заключение
- Если дополнительные аналитики МСФО не встроены в модель учета, они начинают вестись вне системы, что создает разрыв между регламентированным и международным учетом.
- Отсутствие нужных разрезов в отчетах МСФО приводит к несоответствию с БДДС и БДР и вынуждает финансовую службу вручную сопоставлять данные.
- Параллельное ведение аналитик в Excel повышает риск ошибок, дублирования справочников и расхождений между отчетами.
- Ручная пересборка данных замедляет подготовку отчетности и снижает скорость управленческих решений.
- Расширение аналитики МСФО в БИТ.ФИНАНС переносит необходимые разрезы в регистры международного учета и устраняет разрыв между контурами.
- Единая модель аналитик обеспечивает сопоставимость регламентированного, управленческого и международного учета без ручных сверок.
- Доработанные отчеты МСФО и автоматические правила заполнения сокращают трудоемкость подготовки отчетности и снижают вероятность ошибок.
- Финансовая служба получает инструмент для регулярного анализа маржинальности, направлений деятельности и внутригрупповых операций в рамках единой архитектуры учета.
