Бюджетирование в БИТ.ФИНАНС: от финансового планирования до контроля исполнения бюджета

Во многих компаниях бюджетирование формально выстроено, но фактически остается разрозненным: планы ведутся в Excel, согласования затягиваются, фактические данные собираются вручную, а контроль лимитов работает нестабильно. В итоге финансовый директор вместо анализа и управления занимается сверкой цифр и поиском расхождений.

БИТ.ФИНАНС позволяет выстроить бюджетирование как единую систему — от методологии и структуры бюджетов до оперативного контроля заявок и план-фактного анализа. Решение работает на базе типовых конфигураций 1С и объединяет планирование, учет, лимитирование, согласование и отчетность в одном контуре. В статье рассмотрим, какие инструменты доступны в системе для построения эффективного цикла бюджетирования и управляемого финансового контроля.

Возможности планирования и бюджетирования в БИТ.ФИНАНС

Бюджетирование в БИТ.ФИНАНС — это не разрозненные бюджеты и отчеты, а единый замкнутый цикл финансового управления, который поддерживает финансового директора на всех этапах принятия решений.

В основе лежит классический управленческий цикл:

1. Планирование

Финансовые планы и бюджеты формируются в системе и становятся базой для управления компанией. В зависимости от принятой модели можно использовать планирование «снизу вверх», «сверху вниз» или комбинированный подход — с консолидацией и детализацией по центрам финансовой ответственности.

2. Учет фактических операций и контроль лимитов

Утвержденные бюджеты автоматически превращаются в лимиты. Все финансовые операции проходят через заявки, которые контролируются на соответствие плану. Если заявка выходит за рамки установленных лимитов, система фиксирует отклонение и позволяет управляемо принимать решения: отклонить, скорректировать лимит или пересмотреть план.

3. Контроль исполнения бюджета

Фактические данные накапливаются в системе в режиме текущей деятельности. Финансовый директор в любой момент видит, как компания движется относительно утвержденных бюджетов, без ручных сверок и параллельных Excel-файлов.

4. План-фактный анализ

По итогам периода формируется план-фактный анализ: выявляются отклонения, их причины и зоны риска. Анализ строится на фактических данных, а не на предположениях, что позволяет объективно оценивать эффективность управленческих решений.

5. Актуализация и развитие бюджетной модели

Результаты анализа используются для актуализации бюджетов на следующие периоды. Более того, система позволяет пересматривать саму модель бюджетирования: менять структуру бюджетов, подходы к планированию и уровни ответственности — например, перейти от планирования «снизу вверх» к управлению через генеральный бюджет «сверху вниз».

Таким образом, БИТ.ФИНАНС автоматизирует не отдельные этапы, а весь цикл финансового управления — от постановки планов до их анализа и управленческой корректировки. Далее рассмотрим эти инструменты бюджетирования более подробно.

Способы формирования бюджетов на плановый период

БИТ.ФИНАНС поддерживает несколько способов формирования бюджетов, что позволяет выстроить процесс планирования под реальную модель управления компании. На практике чаще всего используется планирование снизу вверх: от функциональных и бюджетов по ЦФО с последующей консолидацией. При этом система не ограничивает финансового директора в выборе методологии: возможны различные правила распределения общих расходов — пропорционально выручке, прошлым периодам, проектам, прямым затратам подразделений и другим показателям.

Для формирования бюджетов на плановый период в БИТ.ФИНАНС используются следующие подходы.

Интерактивное планирование

Бюджеты формируются непосредственно в системе: пользователь открывает бюджетный документ и вручную вводит плановые показатели. Такой способ удобен для оперативного планирования, корректировок и сценарных расчетов, когда важно быстро зафиксировать управленческие решения без промежуточных файлов и внешних инструментов.

Планирование на основе данных прошлого периода

План может формироваться от факта предыдущего периода с последующей корректировкой — увеличением, снижением или трансформацией показателей на будущий период. Этот подход особенно востребован при стабильной структуре бизнеса и позволяет ускорить планирование, сохраняя преемственность финансовых данных.

Планирование на основе графиков договоров

Для действующих договоров в системе заранее формируются графики платежей и начислений, в том числе на несколько лет вперед. При наступлении планового периода данные автоматически подтягиваются в бюджет. Это обеспечивает более точное распределение ресурсов, снижает риск пропуска обязательных платежей и особенно эффективно при работе с долгосрочными и многолетними контрактами, когда важна полнота и непрерывность планирования.

Планирование от объемных показателей по нормативам

Бюджет может формироваться на основе количественных показателей и заданных нормативов (например, производственные мощности или объемы продаж). В результате система автоматически рассчитывает как количественные, так и суммовые показатели. Такой подход удобен для планирования продаж, производства и операционных расходов, где ключевую роль играют объемы.

Настройка бюджетной модели

В БИТ.ФИНАНС настройка бюджетной модели охватывает широкий набор возможностей, позволяя адаптировать систему под задачи конкретной организации.

Интерфейс программы выполнен в удобном для пользователя формате, с наличием системы навигации и подсказок. Для быстрого запуска подсистемы «Бюджетирование» в системе реализован специальный помощник «Быстрый старт» — рекомендованная методика внедрения, представленная в виде пошаговой схемы.

Методика включает 5 шагов, в каждом из которых можно перейти в более подробную схему, а также по ссылкам к конкретным объектам системы: справочникам, регистрам, документам, отчетам и др. Это позволяет быстро освоить основные функции и начать работу с подсистемой бюджетирования.

Для хранения структуры и состава бюджетов используется справочник «Бюджеты», а справочник «Статьи оборотов» формирует перечень статей, по которым ведется планирование и учет бюджетных данных. Для параллельного планирования по различным сценариям предназначен справочник «Сценарии бюджетирования» — например, годовой, квартальный, оптимистический и другие варианты развития событий. Детализацию по подразделениям обеспечивает справочник «ЦФО» (центры финансовой ответственности) с поддержкой иерархической структуры, а учет и бюджетирование по отдельным проектам ведется через справочник «Проекты».

Ввод бюджетных данных осуществляется через формы, настраиваемые в справочнике «Настройки форм ввода бюджета», где можно задать способы заполнения аналитик: ручной ввод, автоматическое заполнение по умолчанию, разворачивание по аналитикам и другие варианты. Система поддерживает использование дополнительных аналитик бюджетирования: помимо стандартных (сценарии, статьи оборотов, ЦФО, проекты и др.), можно добавить до семи произвольных аналитик, которые настраиваются через план видов характеристик и назначаются для использования в документах, справочниках и отчетах.

Дополнительно в БИТ.ФИНАНС реализован типовой механизм загрузки бюджетных данных и справочной информации из табличных документов Excel. Пользователь может выгрузить из системы шаблон бюджета в формате таблицы, заполнить его в Excel и затем загрузить обратно в систему. Такой подход особенно удобен в случаях, когда бюджет содержит сотни или тысячи статей оборотов и ввод данных через формы занимает значительное время. Работа с таблицей позволяет быстрее и удобнее заполнить однотипные показатели по периодам, платежам и поступлениям.

Механизм загрузки из Excel также полезен, когда в процесс бюджетирования вовлечены сотрудники, не имеющие доступа к БИТ.ФИНАНС. Им можно передать шаблон таблицы для заполнения отдельных частей бюджета, например, по двум-трем статьям оборотов или конкретному направлению. После этого заполненные файлы загружаются в систему и консолидируются в общей бюджетной модели. Такой подход упрощает сбор данных, снижает нагрузку на пользователей системы и делает процесс планирования более гибким и управляемым.

Планирование и контроль затрат

В БИТ.ФИНАНС центры финансовой ответственности компании ежемесячно несут различные расходы: закупают товарно-материальные ценности, оплачивают услуги, учитывают транспортные издержки. Все эти затраты должны быть учтены при составлении бюджетов, а для контроля расходов и проверки их соответствия бюджету используется документ «Заявка на затраты».

Ответственный сотрудник ЦФО формирует заявку для планирования необходимой закупки или услуги, указывая при этом аналитики бюджетирования — организацию, сценарий, ЦФО, статью оборотов и другие аналитики — а также предполагаемую дату и сумму расхода. После заполнения заявка автоматически сверяется с бюджетом на соответствие утвержденным лимитам. Если расход не превышает бюджета, заявка может быть передана на согласование, после чего по ней осуществляется закупка или заказ услуги. В случае превышения лимитов возможна подача заявки «сверх бюджета» с дополнительным согласованием.

Читайте также: Центры финансовой ответственности (ЦФО): как выстроить управляемую финансовую структуру компании

После утверждения заявки на затраты на ее основании формируются расходные документы бухгалтерского учета: «Поступление (акты, накладные)», «Авансовый отчет», «Поступление дополнительных расходов». Для этого используется документ «Расходная позиция», который может быть привязан к бухгалтерскому документу вручную или автоматически, что обеспечивает точное отражение затрат в учете.

Для анализа исполнения бюджета в системе предусмотрены специализированные отчеты. Отчет «План‑фактный анализ по заявкам на затраты» позволяет сравнить плановые и фактические расходы, выявить отклонения и увидеть затраты, произведенные без заявок или без привязки к бухгалтерским документам. Отчет по регистру «Планируемые затраты» предназначен для анализа движения планируемых затрат, включая заявки, расходные позиции и бухгалтерские документы. Структура и настройки обоих отчетов настраиваются пользователем, что позволяет финансовому директору получать актуальную и детализированную информацию о расходах компании.

Формирование основных видов бюджетов

Система бюджетирования в БИТ.ФИНАНС строится как набор взаимосвязанных бюджетов, каждый из которых решает свою управленческую задачу.

БИТ.ФИНАНС позволяет создавать неограниченное количество бюджетов разных видов, включая операционные (например, бюджет продаж), мастер-бюджеты (БДДС, БДР) и вспомогательные (инвестиционный план, кредитный план и др.). Пользователи могут самостоятельно определить набор и структуру бюджетов, а также установить необходимый перечень статей оборотов, разрезе которых составляется бюджет и формируются отчеты.

Операционные бюджеты

Операционные бюджеты описывают текущую деятельность компании и ключевые бизнес-процессы. Они формируются по подразделениям, продуктам, проектам или направлениям бизнеса и служат основой для расчета финансовых бюджетов. Именно операционные бюджеты показывают, за счет каких операций формируются доходы и какие ресурсы для этого потребуются.

Бюджет продаж является отправной точкой всей системы бюджетирования и описывает полный цикл реализации продукции или услуг. В нем фиксируются плановые объемы продаж с необходимой детализацией — по продуктам, складам, торговым точкам, регионам или каналам сбыта.

В рамках бюджета продаж отражается, какие остатки продукции доступны на складах, сколько и с какого склада планируется реализовать, а также каким образом будет сформирован план продаж с учетом логистических и операционных ограничений. Отдельное внимание уделяется среднему чеку — одному из ключевых финансовых показателей, влияющих на выручку. Планирование среднего чека позволяет оценить ценовую политику, структуру ассортимента и влияние маркетинговых активностей на итоговый финансовый результат.
 

Средний чек в БИТ.ФИНАНС

На основе объемов продаж и планового среднего чека в бюджете рассчитывается выручка. Этот показатель используется для оценки потенциала бизнеса, сопоставления планов с фактическими результатами и дальнейшего расчета производственных, закупочных и финансовых бюджетов. Таким образом, бюджет продаж связывает операционные показатели с финансовыми и формирует базу для всей последующей финансовой модели компании.

Бюджет производства формируется на основе плана продаж и отражает необходимые объемы выпуска продукции или оказания услуг. Он позволяет оценить загрузку производственных мощностей, потребность в персонале и оборудовании, а также выявить возможные ограничения еще на этапе планирования.

Бюджет закупки прямых материалов показывает, какие объемы сырья, комплектующих и готовой продукции должны находиться на складе для выполнения производственного плана. Этот бюджет помогает сбалансировать закупки и складские остатки, напрямую влияя на размер оборотного капитала.

Бюджет закупки прямых материалов в БИТ.ФИНАНС

Бюджет прямых затрат труда отражает плановые затраты на персонал, включая заработную плату, премии и обязательные начисления. Он позволяет оценить влияние кадровых решений на финансовый результат и удерживать постоянные расходы под контролем.

Бюджет коммерческих и административных расходов включает затраты на маркетинг, продажи, административное управление и обеспечение деятельности компании. Его задача — обеспечить прозрачность косвенных расходов и связать их с результатами бизнеса.

Бюджет общепроизводственных расходов включает затраты, которые нельзя напрямую привязать к конкретному продукту или услуге, но которые обеспечивают работу всего производства. Речь идет о косвенных (накладных) расходах, зависящих от состояния оборудования, объемов выпуска, уровня автоматизации и других факторов.

В него входят расходы на ремонт и обслуживание оборудования и зданий, коммунальные услуги, амортизацию, охрану, уборку, страхование, охрану труда и другие обязательные статьи.

Корректное планирование общепроизводственных расходов критично, поскольку они напрямую влияют на себестоимость и рентабельность. При этом часть затрат носит постоянный характер, а часть возникает нерегулярно, что усложняет прогнозирование. Поэтому для их контроля важны системный управленческий учет и автоматизация бюджетирования, позволяющие оперативно корректировать планы при изменении производственных условий.

Вспомогательные бюджеты

Вспомогательные бюджеты не связаны напрямую с производством или продажами, но обеспечивают финансовую устойчивость и выполнение обязательств компании. Они играют важную роль в управлении рисками и планировании финансирования.

Бюджет налогов позволяет заранее спланировать налоговую нагрузку и обеспечить своевременное исполнение обязательств перед государством, снижая риск штрафов и пеней.

Бюджет кредитов и займов отражает графики погашения основного долга и процентов, а также выплаты по займам и дивидендам. Он помогает контролировать долговую нагрузку и управлять привлеченным финансированием.

Бюджет инвестиций используется для планирования долгосрочных вложений и развития компании. В нем отражаются капитальные затраты на приобретение и модернизацию оборудования, развитие инфраструктуры, запуск новых продуктов, внедрение ИТ-решений и другие стратегические проекты.

Финансовые бюджеты (мастер-бюджеты)

Финансовые бюджеты агрегируют данные операционных и инвестиционных бюджетов и формируют целостное представление о финансовом состоянии компании. Совокупность этих бюджетов образует мастер-бюджет, который используется для оценки результатов деятельности и принятия управленческих решений.

Бюджет доходов и расходов (БДР) отражает плановую выручку, затраты и прибыль компании. Он формируется по методу начисления и позволяет оценить рентабельность бизнеса и отдельных направлений деятельности.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) показывает реальные денежные поступления и платежи по операционной, инвестиционной и финансовой деятельности. Этот бюджет является ключевым инструментом управления ликвидностью и предотвращения кассовых разрывов.

Бюджет по балансовому листу (ББЛ) отражает плановую структуру активов и пассивов компании с учетом остатков, дебиторской и кредиторской задолженности, а также источников финансирования. Он позволяет оценить финансовую устойчивость бизнеса и последствия управленческих решений в долгосрочной перспективе.

Автоматическое планирование БДДС от БДР

В БИТ.ФИНАНС предусмотрен механизм автоматического планирования БДДС на основе БДР, который позволяет сократить ручной ввод данных и обеспечить логичную связь между доходами, расходами и движением денежных средств. Для этого используется документ «Установка зависимых оборотов», с помощью которого настраиваются зависимости одной статьи оборотов от другой.

Принцип работы прост: для статьи БДР задается зависимая статья БДДС, и система автоматически рассчитывает движение денежных средств на основании плановых данных по доходам или расходам. Например, статья расходов «Аренда помещений» может быть спланирована на следующий месяц относительно статьи «Оплата за аренду помещений», так как в договоре закреплена обязательная предоплата за аренду на следующий месяц.

После настройки зависимостей плановые данные по зависимым статьям могут формироваться автоматически при вводе бюджета в документах «Форма ввода бюджета» и «Бюджетная операция». При вводе суммы по исходной статье система сама рассчитывает все связанные с ней статьи. При этом доступно несколько режимов работы: автоматическое формирование, ручная корректировка или полный отказ от формирования зависимых оборотов. Все рассчитанные значения можно просмотреть и при необходимости отредактировать прямо в документе.

Механизм зависимых оборотов применяется не только для планирования БДДС от БДР. Он используется и для расчета налогов, резервов, начислений в фонды, процентов и других показателей, которые напрямую зависят от базовых статей бюджета. Такой подход позволяет выстроить прозрачную и управляемую модель бюджетирования, в которой взаимосвязи между показателями рассчитываются автоматически и остаются понятными для пользователей.

Распределение бюджета по аналитикам

После того как бюджет сформирован, в БИТ.ФИНАНС можно распределять плановые и фактические суммы по нужным аналитикам. Это полезно в ситуациях, когда часть аналитик изначально указана не везде. Например, проекты могут быть заданы в доходах, но отсутствовать в общехозяйственных расходах — таких как коммунальные услуги. В этом случае расходы можно распределить по проектам пропорционально выручке.

Для таких задач используется документ «Распределение бюджета». В нем задается, какие данные нужно распределить, по какому принципу это делать и какие аналитики должны появиться в результате. Система собирает выбранные суммы, например коммунальные расходы, и распределяет их пропорционально выбранной базе — чаще всего выручке или другому показателю. В итоге статьи расходов остаются прежними, но у них автоматически заполняются недостающие аналитики, например проекты.

Чтобы избежать задвоения данных, в документе предусмотрена возможность сторнирования исходных сумм до распределения. Это означает, что в системе останутся только результаты распределения, уже с заполненными аналитиками. При необходимости можно оставить и данные до распределения, и данные после него — тогда сравнение выполняется с помощью отчетов и отборов.

Распределять суммы можно не только отдельным документом, но и прямо при вводе бюджета. В формах ввода и корректировки бюджета, а также в бюджетных операциях доступна функция распределения по аналитикам. Пользователь выбирает нужную аналитику, задает доли распределения вручную или использует равномерное распределение. Такие настройки можно сохранить и использовать повторно, чтобы не настраивать распределение каждый раз заново.

Функция распределения доступна и в заявках на расходование денежных средств и платежных документах. Это позволяет детализировать расходы по нужным направлениям уже на этапе оперативной работы и сохранять связь между бюджетом и фактическими данными.

Установка контрольных значений и управление лимитами

В БИТ.ФИНАНС реализован полноценный механизм установки контрольных значений и управления лимитами, который позволяет не только зафиксировать бюджеты, но и обеспечить контроль их исполнения на практике. В основе этого механизма лежит документ «Установка контрольных значений», доступный в разделе «Бюджетирование». С его помощью в системе фиксируются лимиты по заявкам, бюджетам и графикам договоров. Лимиты задаются в разрезе выбранных аналитик (период, статья оборотов, ЦФО и другие) и сохраняются в специальном регистре контрольных значений.

Периодичность контроля настраивается гибко: лимиты могут устанавливаться на месяц, квартал, год или произвольный период. Эти параметры задаются либо в справочнике «Сценарии бюджетирования», либо непосредственно в документе установки контрольных значений, что позволяет учитывать особенности планирования в конкретной компании.

Контроль лимитов выполняется автоматически при проведении заявок на расходование денежных средств и заявок на затраты, а также при анализе исполнения бюджетов ЦФО и операционных бюджетов относительно генерального бюджета компании. При необходимости можно задать допустимые отклонения от лимитов, как в абсолютных суммах, так и в относительных значениях, что позволяет избежать излишне жесткого контроля в ситуациях несущественных превышений.

Если при проведении заявки происходит превышение установленного лимита, в системе предусмотрен документ «Корректировка контрольных значений». Он позволяет перераспределить лимиты между статьями, центрами финансовой ответственности или периодами, а также увеличить лимит за счет другого бюджета. Такой документ может быть создан как вручную, так и автоматически из заявки, если требуется провести оплату сверх установленного ограничения.

Все изменения лимитов могут проходить процедуру согласования, и отражение корректировок в учете возможно только после их утверждения. Дополнительно система поддерживает перенос остатков неиспользованных лимитов на следующий период — месяц, квартал или год, что удобно при скользящем планировании.

При этом контроль лимитов можно отключать для отдельных статей оборотов, если это экономически оправдано, например, для налоговых платежей или расходов на расчетно-кассовое обслуживание. Такой подход позволяет сосредоточить внимание на действительно управляемых и значимых статьях бюджета.

Оперативное управление и актуализация данных бюджета

В БИТ.ФИНАНС бюджет можно использовать не только как план «на бумаге», но и как инструмент оперативного управления. Например, в компании есть помесячный бюджет, и его нужно использовать как ограничение для более детального планирования по дням. В этом случае месячный план становится верхним уровнем контроля, а внутри него формируется оперативный бюджет с дневной детализацией.

Для этого создается отдельный сценарий с периодичностью «день», в котором планирование ведется уже по датам, но строго в рамках утвержденного месячного бюджета. После ввода такого оперативного плана именно дневные суммы начинают использоваться как лимиты. Заявки на расходование денежных средств контролируются не только по месяцу в целом, а по конкретному дню.

Система показывает доступную сумму на выбранную дату, сумму заявки и остаток, который рассчитывается как бюджет дня минус уже принятое исполнение. Заявки проходят согласование, оплачиваются, формируется факт — и таким образом обеспечивается оперативный контроль исполнения бюджета на ежедневном уровне.

Для поддержания актуальности бюджета в системе предусмотрен отдельный механизм актуализации. Для этого используется специальный документ «Актуализация бюджета». В нем выбирается структура бюджета и форма ввода, затем указывается сценарий с плановыми данными, сценарий с фактическими данными и новый сценарий, в который будет записан обновленный, актуализированный бюджет.

Актуализация применяется в ситуациях, когда часть периода уже закрыта фактом, а оставшийся план нужно пересчитать с учетом реальных данных. Пользователь указывает дату актуализации, например конец сентября, если фактические данные уже есть за девять месяцев. Система приравнивает план за прошедший период к факту, а разницу между планом и фактическими значениями перераспределяет на оставшийся период. Распределение может выполняться равномерно, пропорционально первоначальному плану, по заранее настроенному профилю распределения или вручную — в зависимости от выбранного подхода к управлению бюджетом.

Учет фактических операций и план-фактный анализ

Завершающим этапом работы с бюджетом становится план-фактный анализ. В системе доступен набор типовых отчетов, в которых выбираются плановый и фактический сценарии, а также эталонный сценарий, относительно которого рассчитываются отклонения. Можно анализировать как абсолютные, так и относительные отклонения, менять структуру отчета, группировки и уровень детализации прямо в пользовательском режиме.

Любую цифру в отчете можно расшифровать: сначала до аналитик, а затем до конкретного документа, который сформировал данные. Это позволяет не только увидеть отклонения, но и быстро понять их причины и источник.

Мультивалютный учет бюджетных показателей

В системе БИТ.ФИНАНС реализован мультивалютный учет бюджетных показателей. В разделе «Константы (БИТ)» можно установить валюту управленческого учета. Переключение между валютами отображения данных доступно в интерфейсе системы, что позволяет анализировать плановые и фактические показатели бюджета в различных валютах.

Это обеспечивает гибкость при работе с бюджетами компаний, ведущих деятельность в нескольких валютах, и позволяет формировать отчеты по бюджетам с учетом выбранной валюты управленческого учета. Также поддерживается отображение данных по различным сценариям бюджетирования и аналитикам, что удобно для комплексного анализа финансовых показателей в мультивалютной среде.

Интерактивная оборотно-сальдовая ведомость

Интерактивная оборотно-сальдовая ведомость в БИТ.ФИНАНС — это аналитический отчет, который работает напрямую с данными регистров бухгалтерии и позволяет в удобной форме анализировать остатки и обороты по счетам. В отчете отражаются остатки по всем счетам на начало и конец выбранного периода, а также дебетовые и кредитовые обороты. Отчет может формироваться как по данным бюджетирования, так и по данным бухгалтерского, управленческого и международного учета — в зависимости от выбранного регистра бухгалтерии.

При формировании отчета пользователь выбирает регистр бухгалтерии, организацию или группу организаций, период и набор показателей. Состав показателей автоматически зависит от выбранного регистра. Например, для бухгалтерского и налогового учета доступны суммы регламентированного и налогового учета, постоянные и временные разницы, для бюджетирования — суммы регламентированного и управленческого учета, суммы сценария, валютные суммы и количество, а для международного учета дополнительно выводится сумма МСФО. С помощью специальных флагов можно указать, в какой валюте показывать данные — в валюте регламентированного учета, управленческого учета или МСФО, либо сразу во всех вариантах.

Отчет поддерживает расширенные настройки: можно включить данные по забалансовым счетам, вывести развернутое сальдо в итогах, отобразить счета вместе с субсчетами в иерархическом виде, а также задать дополнительные отборы по измерениям регистра бухгалтерии. Это позволяет адаптировать отчет под конкретную задачу анализа — от общего обзора до детального разбора отдельных участков учета.

После нажатия кнопки «Сформировать» отчет принимает привычный вид классической оборотно-сальдовой ведомости, но при этом остается интерактивным. Любую строку можно расшифровать двойным щелчком мыши: система предложит доступные варианты детализации, которые можно последовательно раскрывать до нужного уровня — вплоть до конкретных проводок.

Согласование документов и оповещение пользователей

В БИТ.ФИНАНС любой документ может проходить процедуру согласования. Причем для каждого документа настраивается свой собственный маршрут согласования — с нужными участниками и этапами. Эти маршруты задаются в пользовательском режиме и не требуют программирования: администратор системы может настроить их самостоятельно, без привлечения разработчиков. В системе предусмотрен конструктор алгоритмов согласования, который позволяет описывать как линейные цепочки согласования, так и параллельные маршруты, когда для перехода к следующему этапу требуется получение нескольких виз одновременно. Также можно настраивать разные маршруты в зависимости от условий — например, от организации, сценария бюджета или других параметров.

Согласование строится на основе виз. По каждой визе участник принимает решение — согласовать или отклонить документ. При отклонении можно оставить комментарий с пояснением причины, а также создать задачу инициатору документа. Например, если бюджетный контролер видит, что бюджет не проходит по показателям, он может отклонить документ и поставить задачу с конкретным требованием, например сократить определенные статьи расходов. После доработки инициатор отмечает задачу выполненной, и документ снова продолжает движение по маршруту согласования.

По мере прохождения виз в системе автоматически меняется статус документа. В типовой логике документ сначала находится в статусе «Черновик», затем после проведения переходит в статус «На согласовании», а после получения всех виз — в статус «Утвержден». При этом алгоритм изменения статусов можно настраивать: статусы могут быть привязаны к конкретным визам, например «Утверждено казначеем», «Утверждено финансовым директором» и так далее. Это позволяет более прозрачно отслеживать, на каком этапе находится документ и чье решение ожидается.

В системе хранится полная история согласования: всегда видно, кто, когда и какое решение принял. Для каждой визы можно задать предельный срок согласования, что помогает контролировать исполнительскую дисциплину и более точно планировать сроки формирования и утверждения бюджетов.

Все процессы согласования дополняются механизмами оповещения пользователей. Когда документ поступает на согласование, система может автоматически уведомлять участников о доступных визах. Оповещения могут направляться несколькими способами: по электронной почте, в мобильное приложение БИТ.ФИНАНС, а также в чат-боты, например в Telegram. Мобильное приложение доступно для скачивания в App Store и Google Play и позволяет получать уведомления и просматривать данные прямо со смартфона.

Безопасность и разграничение прав доступа

В БИТ.ФИНАНС реализованы широкие возможности по защите данных и разграничению прав доступа пользователей. В основе лежит типовой механизм 1С — разграничение прав на уровне записей (RLS), который позволяет управлять доступом не только к объектам в целом, но и к конкретным данным внутри них. Ограничения могут задаваться по ключевым аналитикам бюджетирования: центрам финансовой ответственности, статьям оборотов, организациям, проектам и пользователям. Это позволяет надежно защитить конфиденциальную информацию и обеспечить доступ только тем сотрудникам, которым он действительно необходим.

Права доступа настраиваются для отдельных пользователей или групп пользователей в зависимости от их роли, должности и задач. Для бюджетирования в системе предусмотрены специализированные профили групп доступа. Например, профилю исполнителя бюджетирования доступны объекты подсистемы Бюджетирование (ввод документов), но не доступны типовые бухгалтерские объекты, кроме доступа на чтение бухгалтерских справочников.

В системе можно гибко определить, к каким документам доступ разрешен, а к каким — полностью закрыт. При этом управление правами не ограничивается уровнем документа: возможно ограничение доступа к отдельным реквизитам. Например, в процессе согласования один пользователь может видеть и заполнять только определенные поля документа, а остальные реквизиты будут для него недоступны.

Отдельное внимание уделяется контролю доступа в разрезе аналитик. Права могут настраиваться на уровне конкретных ЦФО, статей оборотов, проектов и организаций. Это позволяет строго ограничивать данные теми разрезами, за которые пользователь отвечает. Например, сотруднику можно дать доступ только к бюджету определенной организации или подразделения, а все остальные данные для него будут скрыты.

5 шагов к подготовке бюджетного процесса h2

Подготовка к бюджетному процессу — это не только техническая настройка системы, но и последовательная работа с бизнес-процессами, требованиями и пользователями. На практике Первого Бита необходимо пройти пять ключевых шагов, которые позволяют корректно выстроить бюджетирование и избежать проблем на этапе эксплуатации.

1 шаг: настройка подсистемы бюджетирования и описание бизнес-процессов
На этом этапе в систему вносится базовая нормативно-справочная информация, без которой невозможно начать планирование. Параллельно проводится обследование текущих бизнес-процессов бюджетирования: фиксируется, как они устроены сейчас, формируется реестр требований и функциональных разрывов, определяется, какие задачи должна решать автоматизация. Далее описываются будущие бизнес-процессы и здесь же продумываются разрезы бюджетирования. Результатом этапа становится формализованное описание процессов — в виде регламента или отчета об обследовании.

Шаг 2: разработка бюджетных форм и структуры бюджетов
На этом этапе определяется, какие бюджеты используются в компании, как они выглядят и какие показатели в них содержатся. Анализируются действующие бюджеты организации либо, при необходимости, они разрабатываются с нуля. В системе настраиваются бюджетные формы и формы ввода данных, а также зависимости между статьями разных бюджетов — например, когда показатели БДДС формируются на основе данных бюджета доходов и расходов. Эти зависимости важно продумать заранее и четко зафиксировать. Здесь же настраиваются нормы, процентные ставки и другие расчетные параметры, которые могут использоваться в формулах и автоматических расчетах внутри бюджетов.

Шаг 3: настройка получения плановых и фактических данных
Для целей управленческого и финансового учета часто требуется получать данные из внешних систем или баз данных. На этом этапе описываются схемы обмена и интеграции: какие системы участвуют, какие данные передаются, с какой периодичностью и в каком разрезе. Важно заранее определить, куда именно эти данные должны попадать в бюджетной модели и в какой аналитике они будут использоваться, чтобы обеспечить корректный план-фактный анализ.

Шаг 4: настройка вариантов отчетов для пользователей
Конечная цель бюджетирования — получение понятной и удобной управленческой отчетности. Поэтому на этапе подготовки определяется структура отчетов: какие показатели выводятся в строках и колонках, какие фильтры и отборы используются, какие данные доступны конкретным пользователям и ЦФО. Настраивается внешний вид отчетов, включая цветовое оформление показателей и вывод диаграмм — круговых, столбчатых или линейных. Каждый пользователь может получить собственный вариант отчета, содержащий только те данные, которые ему разрешено видеть и которые необходимы для работы.

Шаг 5: финализация и регламентация работы пользователей
На этом этапе разрабатываются инструкции для различных ролей пользователей: тех, кто вводит плановые данные, тех, кто работает только с отчетами, и пользователей с расширенными правами настройки и администрирования. Формируется план обучения, проводится тестирование функционала на реальных примерах и выполняется переход к опытно-промышленной, а затем и к промышленной эксплуатации системы.

Такой поэтапный подход позволяет выстроить бюджетный процесс в БИТ.ФИНАНС осознанно и управляемо — от методологии и структуры бюджетов до отчетности и ежедневной работы пользователей в системе.

Переход на бюджетирование в БИТ.ФИНАНС

Переход на бюджетирование в БИТ.ФИНАНС начинается с обследования бизнес-процессов компании. На этом этапе проводится опрос ключевых пользователей, изучаются действующие регламенты и внутренняя документация. По итогам обследования формируется отчет, в котором описываются текущие процессы бюджетирования, пожелания к автоматизации и перечень функциональных разрывов, которые предстоит закрыть в ходе внедрения системы.

Если в рамках обследования выявляется необходимость доработок, следующим этапом становится моделирование и проектирование. На этом шаге в тестовой базе настраиваются контрольные примеры, часто с использованием реальных данных из рабочих систем. По каждому сценарию проводится демонстрация для ключевых пользователей, чтобы подтвердить корректность настроек и логики работы. Параллельно формируются технические задания на доработки и выполняется их оценка, после чего задачи могут быть переданы в разработку.

Этап разработки выполняется при наличии согласованных технических заданий. В его рамках реализуются доработки, проводится функциональное тестирование, при необходимости вносятся корректировки и выполняется повторная сдача работ. Если доработки не требуются, этот этап может быть пропущен.

Читайте также: Как подготовить компанию к автоматизации управленческого учета: чек-лист и шаблоны

Далее следует этап внедрения, на котором настраиваются все типовые функции и механизмы, ранее проверенные на контрольных примерах. Здесь же выполняется миграция данных, настраиваются обмены с внешними системами или сбор фактических данных — в зависимости от архитектуры ИТ-ландшафта компании. Важно учитывать, что БИТ.ФИНАНС не является самостоятельным программным продуктом: он работает как конфигурационное расширение одной из типовых систем 1С, таких как 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация.

После внедрения система переходит в опытно-промышленную эксплуатацию. На этом этапе проводится обучение пользователей по подготовленным инструкциям, собирается обратная связь по процессам бюджетирования и заявочной деятельности. При необходимости специалисты могут выполнять роль консультантов — например, если в компании отсутствует собственный ИТ-отдел или сопровождение вынесено за рамки проекта.

Завершающим этапом становится сопровождение и развитие системы. Пользователям доступна техническая поддержка, консультации и дальнейшее расширение функционала. БИТ.ФИНАНС представлен в нескольких версиях, которые отличаются набором возможностей. Например, в версии «Стандарт» доступны казначейские заявки и бюджет движения денежных средств, а в версии «ПРОФ» — полный функционал бюджетирования, включая БДР, БДДС и баланс. Переход между версиями возможен поэтапно, через апгрейд, что позволяет постепенно развивать систему по мере роста требований и зрелости бюджетного процесса.

О бюджетировании в БИТ.ФИНАНС кратко

Бюджетирование в БИТ.ФИНАНС — это полноценная система управления финансами компании. Решение объединяет финансовое планирование, формирование операционных, вспомогательных и финансовых бюджетов, их консолидацию и контроль исполнения в едином контуре 1С.

Система связывает стратегические цели с ежедневной операционной деятельностью: от планов продаж и производства до БДР, БДДС и управленческого баланса. Руководство получает прозрачную картину по ключевым показателям, отклонениям и финансовым рискам без разрозненных файлов и ручных сверок.

БИТ.ФИНАНС помогает выстроить управляемый бюджетный процесс: настроить бюджетную модель, регламенты согласования, лимиты ответственности и сценарии планирования. Инструменты анализа позволяют своевременно выявлять отклонения, оценивать влияние решений на прибыльность и ликвидность и корректировать финансовую стратегию до возникновения критических рисков.