Как в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 настроить рассылку расчетных листков
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 можно автоматически отправлять расчетные листки сотрудникам по электронной почте, если настроить почтовую учетную запись, заполнить email в карточках сотрудников и создать рассылку отчетов на основе отчета «Расчетный листок». В актуальных версиях редакции 3 (3.1 и выше) общий порядок настроек сохраняется, могут незначительно отличаться только названия разделов и внешний вид формы.
Рассылка позволяет отправлять каждому сотруднику только его персональный расчетный листок за выбранный период. Настройка делается один раз, после чего можно многократно формировать и отправлять расчетные листки за разные месяцы с учетом тех же параметров рассылки.
Шаг 1. Настроить системную почтовую учетную запись
Сначала нужно указать в программе рабочий почтовый ящик, от имени которого будут отправляться расчетные листки. Это делается через настройки почты в разделе Органайзер, где задаются адрес отправителя и параметры подключения к почтовому серверу.
Откройте меню Настройка – Органайзер – Почта – Настройка системной учетной записи. В этой форме заполните:
- Адрес электронной почты – рабочий ящик организации или отдельный ящик для рассылок;
- Имя отправителя – как оно будет отображаться у получателей (например, «Отдел кадров» или «Расчетный отдел»);
- параметры сервера исходящей почты (SMTP), логин и пароль – их обычно выдает администратор почтового сервера или провайдер.
После сохранения настроек имеет смысл выполнить тестовую отправку письма из этого же раздела, чтобы убедиться, что учетная запись корректно подключается к серверу и письма уходят без ошибок.
Шаг 2. Заполнить адреса электронной почты сотрудников
Для рассылки расчетных листков у каждого сотрудника, которому нужно отправлять документы, в личных данных должен быть указан корректный адрес электронной почты. Без этого программа не сможет подобрать получателей для рассылки.
Откройте карточку нужного сотрудника и перейдите в блок с личными данными. В поле Email укажите актуальный адрес электронной почты сотрудника. Повторите это действие для всех сотрудников, которые должны получать расчетные листки по email.
Если часть сотрудников не предоставляет адреса электронной почты или получает расчетные листки в бумажном виде, поле Email для них можно не заполнять: такие сотрудники в рассылку не попадут.
Шаг 3. Сформировать отчет «Расчетный листок» за нужный период
Перед созданием рассылки нужно сформировать отчет «Расчетный листок» за выбранный период начисления зарплаты. Этот отчет используется как основа для файлов, которые будут отправляться сотрудникам.
Откройте раздел Зарплата – Отчеты по заработной плате – Расчетный листок. В форме отчета задайте:
период, за который требуется сформировать расчетные листки (обычно месяц начисления), при необходимости – организацию и другие отборы. После этого нажмите Сформировать, чтобы убедиться, что отчет отображает нужные данные.
Шаг 4. Создать рассылку расчетных листков из отчета
Рассылка настраивается из формы отчета «Расчетный листок» через команду отправки по электронной почте. Программа создает задание рассылки, где для каждого сотрудника формируется отдельный файл с его расчетным листком.
В открытом отчете «Расчетный листок» нажмите кнопку Отправить отчет по электронной почте и выберите пункт Создать рассылку отчетов. Откроется форма настройки рассылки, в которой нужно заполнить несколько ключевых полей.
Основные параметры рассылки расчетных листков
Для корректной персональной рассылки важно выбрать тип получателей, указать нужный отчет и настроить отбор по сотруднику через параметр «Получатель». Это гарантирует, что каждый сотрудник увидит только свои данные.
- Поле «Отправлять» – установите значение Свой отчет для каждого получателя, чтобы для каждого сотрудника формировался индивидуальный расчетный листок.
- Поле «Получатели» – выберите вариант Физические лица. Это позволит использовать данные из справочника физических лиц и связанные с ними email-адреса.
- Таблица «Отчеты» – добавьте сюда отчет «Расчетный листок». Программа будет использовать его шаблон и настройки для формирования файлов.
- Настройки отчета – откройте форму настройки отчета и установите отбор Сотрудник Равно [Получатель]:
- включите флаг в строке отбора по полю Сотрудник;
- оставив курсор в этой строке, нажмите кнопку Указать получателя рассылки, чтобы связать отбор с текущим получателем;
- при необходимости задайте также период, за который будут формироваться расчетные листки, если он не задан ранее.
После такой настройки при формировании рассылки для каждого сотрудника будет создаваться отдельный отчет с отбором по этому сотруднику.
Формат файлов и параметры доставки писем
На закладках формата и доставки можно задать вид файла, архивирование и учетную запись, от имени которой отправляются письма. Эти настройки влияют на внешний вид вложений и способ их отправки.
На закладке Дополнительно выберите формат рассылаемого расчетного листка, например PDF или таблицу Excel, и при необходимости установите флаг Архивировать в ZIP, чтобы расчетные листки отправлялись в виде архивов.
На закладке Доставка укажите:
- Получателей рассылки – подберите их из справочника Физические лица; в рассылку попадут только те, у кого заполнен Email;
- Учетную запись отправителя в поле От – как правило, это системная учетная запись, настроенная на первом шаге.
После проверки настроек нажмите Выполнить сейчас для запуска рассылки. По завершении программа выведет сообщение о выполнении рассылки, а сотрудники получат свои расчетные листки на указанные адреса электронной почты.
Перед регулярным использованием схемы полезно сделать пробную рассылку на ограниченный список сотрудников или на тестовые адреса, чтобы убедиться в корректности формата файлов, темы и текста письма, а также проверить доставку писем на стороне почтового сервера.