На каких первичных учетных документах можно ставить факсимиле руководителя?

Использовать факсимиле подписи руководителя на первичных учетных документах, которые подтверждают расходы и налоги, нельзя, за редкими исключениями, прямо установленными законом. Факсимильная подпись по-прежнему не приравнена к собственноручной подписи или электронной подписи для целей бухгалтерского и налогового учета.

Можно ли использовать факсимиле на первичных учетных документах

По действующим нормам Гражданского кодекса РФ и Федерального закона № 402-ФЗ факсимиле на первичных учетных документах допустимо только в тех случаях, когда это прямо разрешено законом или иным нормативным актом. Для обычных первичных документов бухгалтерского и налогового учета такое разрешение отсутствует, поэтому применение факсимиле безопасным не считается.

Пункт 2 статьи 160 ГК РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи, электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных:

• законом и иными правовыми актами;
• либо соглашением сторон.

Однако это общее гражданско-правовое правило не отменяет специальные требования к оформлению первичных учетных документов по Закону № 402-ФЗ и Налоговому кодексу РФ. Если специальная норма требует именно подпись уполномоченного лица, а про факсимиле ничего не сказано, применение штампа с подписью создает риск признания документа неформальным для целей учета.

Пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо закрепляет, что первичный учетный документ должен содержать подписи лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни и правильность его оформления, с указанием фамилий и инициалов или иных реквизитов для идентификации этих лиц. Прямого разрешения на факсимильную подпись Закон № 402-ФЗ не содержит.

Сложившаяся позиция финансовых органов и судов сводится к тому, что подпись на первичном документе должна быть собственноручной или электронной (при электронном документообороте), а не факсимильной. Это касается накладных, актов, счетов-фактур, кассовых документов и других первичных документов, на основании которых формируются бухгалтерский и налоговый учет.

Что изменилось в регулировании первичных документов после принятия Закона № 402-ФЗ

С 2013 года организации вправе использовать собственные формы первичных документов, но обязательные реквизиты и требования к подписи остались. Возможность ставить факсимиле вместо подписи в законе так и не появилась.

Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъяснил, что:

• формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта;
• с 1 января 2013 года унифицированные формы первичных документов утратили обязательный характер;
• обязательными к применению остаются только формы, установленные иными федеральными законами (например, кассовые документы).

При этом сам состав обязательных реквизитов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, не менялся. В число обязательных реквизитов входят подписи ответственных лиц. Закон не называет среди вариантов подписи факсимиле, а судебная и административная практика воспринимает его отдельно от собственноручной подписи и электронной подписи.

Руководитель организации по-прежнему вправе:

1) определить состав первичных документов, применяемых в учете;

2) утвердить формы таких документов;

3) установить перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Но это право не распространяется на замену подписи факсимиле в тех случаях, когда федеральные законы и подзаконные акты требуют именно собственноручную подпись или электронную подпись уполномоченного лица.

Позиция Минфина и ФНС по факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах

Минфин и налоговые органы на протяжении многих лет указывают, что факсимиле не подходит для оформления первичных документов и счетов-фактур, имеющих налоговые и финансовые последствия. Эти разъяснения остаются актуальными и после вступления в силу Закона № 402-ФЗ.

Ключевые выводы из разъяснений Минфина России, которые используются и в более поздней практике:

• законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимиле при оформлении первичных документов и счетов-фактур (письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404);
• факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах и других документах, которые влекут финансовые последствия (письмо Минфина России от 15.03.2010 № 03-02-08/13);
• в Налоговом кодексе РФ не предусмотрена возможность использования счетов-фактур с факсимильными подписями (письмо Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33);
• налоговые органы не признают факсимильные, сканированные или иные копии первичных документов достаточными для подтверждения расходов по налогу на прибыль (письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968).

Аргументация этих писем строится на том, что:

— для признания расходов и применения вычетов по НДС необходимы надлежаще оформленные первичные документы и счета-фактуры;

— факсимиле как технический способ копирования подписи не обеспечивает тех же гарантий идентификации и волеизъявления лица, что собственноручная подпись или усиленная квалифицированная электронная подпись.

Позднейшая судебная практика, включая решения Высшего Арбитражного Суда РФ до его упразднения и позицию Верховного Суда РФ, поддержала этот подход. Суды указывают, что использование факсимиле на первичных документах и счетах-фактурах не соответствует требованиям законодательства о бухучете и налогах и не подтверждает право на налоговые вычеты и учет расходов.

Факсимиле и налоговый учет: риски для НДС и налога на прибыль

Для целей налогового учета применение факсимиле на документах, подтверждающих расходы и вычеты по НДС, создает высокий риск споров с налоговым органом. Налоговый кодекс не признает факсимиле полноценным аналогом подписи на таких документах.

По статье 252 НК РФ расходы по налогу на прибыль должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Под документальным подтверждением понимаются надлежащим образом оформленные первичные учетные документы.

При проверках налоговые инспекции обычно обращают внимание на:

• подпись в счетах-фактурах и УПД (универсальных передаточных документах);
• подписи в актах выполненных работ, накладных, отчетах комиссионеров и иных документах, которые признаются первичными;
• подписи в платежных документах и доверенностях.

Если инспекция видит факсимильную подпись вместо собственноручной, она может:

— отказать в вычете НДС по таким счетам-фактурам;

— не признать расходы по налогу на прибыль, оформленные такими документами;

— доначислить налоги, пени и штрафы.

Ранее Высший Арбитражный Суд РФ прямо указывал, что положения статьи 169 НК РФ о счете-фактуре не допускают использование факсимиле. Позже Верховный Суд РФ в ряде дел подтвердил, что счета-фактуры с факсимильной подписью не дают права на вычет НДС, а первичные документы с факсимиле не подтверждают расходы для целей налога на прибыль. Практика по этому вопросу стабильна.

Чем факсимиле отличается от электронной подписи

Факсимиле и электронная подпись — это разные правовые инструменты. Для бухгалтерских и налоговых документов в России юридическую силу подписи обеспечивает именно усиленная квалифицированная электронная подпись, а не факсимильный штамп.

Факсимиле — это механическое или иное воспроизведение образца собственноручной подписи, обычно с помощью клише (штампа) или печати. Оно регулируется пунктом 2 статьи 160 ГК РФ и может использоваться только при наличии специального разрешения в законе или по соглашению сторон, когда это не противоречит иным нормам.

Электронная подпись регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Усиленная квалифицированная электронная подпись признается аналогом собственноручной подписи, если выполняются требования закона к сертификату ключа подписи и порядку использования.

С развитием электронного документооборота (ЭДО) организации все чаще переходят на обмен первичными документами в электронном виде. В таких случаях подпись на документах проставляется не в виде факсимиле, а в виде усиленной квалифицированной электронной подписи, которая признана законом.

Когда факсимиле руководителя допустимо использовать на документах

Факсимиле руководителя можно применять на документах, которые не относятся к первичным учетным документам и не используются для налогового и бухгалтерского учета, либо в случаях, прямо разрешенных законом или договором, если это не противоречит специальным требованиям. На документах с финансовыми последствиями такой способ подписи безопасным не считается.

С учетом действующего законодательства и сложившейся практики факсимиле обычно используют:

• на информационных письмах, уведомлениях, коммерческих предложениях;
• на типовых договорах и приложениях, не являющихся первичными документами для учета;
• на внутренних документах, которые не подтверждают хозяйственные операции и не используются для налоговых целей.

При этом важно различать гражданско-правовой и учетный аспекты. С точки зрения ГК РФ сделка (например, договор) может считаться заключенной и при использовании факсимиле, если стороны письменно согласовали такой порядок подписания. Однако для бухгалтерского и налогового учета документы, оформленные с факсимильной подписью, могут не признаваться надлежаще оформленными первичными документами.

Даже если контрагент согласен принимать документы с факсимиле и включил это условие в договор, налоговый орган не обязан считать такие документы достаточными для подтверждения вычетов и расходов. В результате могут возникнуть доначисления налогов и споры, которые придется решать в суде.

Можно ли использовать факсимиле в кадровых документах

Трудовое законодательство прямо не разрешает и не запрещает использование факсимиле в кадровых документах, но ключевые документы по персоналу по-прежнему принято подписывать собственноручно или с применением электронной подписи при электронном кадровом документообороте. Факсимиле на таких документах создает риски споров с работниками и инспекцией по труду.

В Трудовом кодексе РФ указаны случаи, когда документы могут оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи, но специальных норм о факсимиле нет. Поэтому факсимиле нельзя автоматически считать полным аналогом подписи работодателя или работника.

На практике факсимиле иногда используют:

• на массовых уведомлениях информационного характера;
• на справках, не влекущих юридических последствий;
• на копиях документов, которые уже содержат собственноручные подписи в оригинале.

При оформлении трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов о приеме, переводе и увольнении, а также при заполнении трудовых книжек и личных карточек безопаснее использовать собственноручные подписи или электронный документооборот с усиленной квалифицированной электронной подписью. Это снижает риск признания документов недействительными при спорах.

Как закрепить порядок использования подписи и факсимиле внутри организации

Чтобы снизить риски, организациям имеет смысл четко разграничить, где допустима собственноручная подпись, где — электронная, а где возможно применение факсимиле. Для этого порядок подписания документов фиксируют в учетной политике и локальных нормативных актах.

На практике удобно:

1. Определить перечень документов, которые всегда подписываются собственноручно (первичные учетные документы, счета-фактуры, кассовые документы, доверенности, платежные документы, ключевые кадровые документы).
2. Установить перечень документов, которые могут оформляться в электронном виде с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, и описать порядок ЭДО.
3. Закрепить ограниченный перечень документов, где допустимо использовать факсимиле, подчеркнув, что такие документы не применяются для подтверждения расходов и налоговых вычетов.

Также важно определить круг лиц, имеющих право подписи различных видов документов, и отразить это в приказе руководителя. Эти данные должны соответствовать настройкам прав подписи и ролям пользователей в учетных системах, чтобы исключить расхождения между фактическим порядком работы и формальными правилами.

Краткие выводы по использованию факсимиле на первичных документах

Факсимиле руководителя на первичных учетных документах, подтверждающих хозяйственные операции, расходы и налоги, в российской практике использовать нельзя, если только особый закон прямо не разрешает это для конкретного вида документа. Для целей бухгалтерского и налогового учета требуются собственноручные подписи или усиленная квалифицированная электронная подпись в рамках электронного документооборота.

Основные моменты:

• ГК РФ допускает факсимиле только в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон, но это не отменяет специальных требований Закона № 402-ФЗ и НК РФ.
• Закон № 402-ФЗ обязывает указывать подписи ответственных лиц на первичных документах, не упоминая факсимиле.
• Минфин России и налоговые органы многократно разъясняли, что факсимиле нельзя использовать на первичных документах, счетах-фактурах, доверенностях и платежных документах.
• Судебная практика подтверждает, что документы с факсимильной подписью не дают права на вычет НДС и не подтверждают расходы по налогу на прибыль.
• Для гражданско-правовых документов без учетных последствий факсимиле возможно по соглашению сторон, но этот подход не распространяется автоматически на бухгалтерский и налоговый учет.

С учетом этих правил безопасная практика для организаций — использовать факсимиле только на документах информационного характера и не применять его на первичных учетных и налоговых документах.