Товарную накладную нельзя оформлять только в условных единицах или иностранной валюте: как первичный учетный документ она должна содержать суммы в рублях. У.е. и валюта могут указываться дополнительно — в отдельных графах или строках, при условии что рублевые показатели присутствуют и форма накладной утверждена в учетной политике.
Можно ли оформить товарную накладную только в условных единицах?
Нет, товарная накладная, составленная только в у.е. без рублевых сумм, не отвечает требованиям закона о бухгалтерском учете и не может использоваться как первичный документ. Рублевое выражение операции обязательно, даже если договор заключен в валюте или условных единицах.
Сейчас порядок установлен Федеральным законом от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте». По пункту 1 статьи 12 бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте РФ — в рублях. Это требование распространяется и на первичные учетные документы, в том числе на товарные накладные.
Если в накладной указаны только суммы в у.е. или валюте без рублевых значений, такой документ не позволяет отразить операцию в учете в установленной форме. Налоговые органы и аудиторы в этом случае обычно считают, что обязательный реквизит «денежный измеритель» указан некорректно.
Поэтому даже при применении у.е. в договоре поставки товарная накладная должна содержать рублевую оценку: по курсу на дату перехода права собственности или иную дату, определённую условиями договора и учетной политикой.
Какие требования к валюте учета и первичным документам сейчас действуют?
Учет ведется в рублях, а суммы в иностранной валюте или у.е. пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату совершения операции. Первичный документ должен позволять однозначно связать валютные данные с рублевым пересчетом.
Ключевые нормы установлены в Федеральном законе № 402‑ФЗ:
- статья 12 — бухгалтерский учет ведется в валюте РФ (рублях);
- статья 9 — первичный документ обязан содержать обязательные реквизиты, в том числе денежный измеритель операции.
Если операции проводятся в иностранной валюте или условных единицах, пересчет в рубли выполняется по курсу Банка России на дату совершения факта хозяйственной жизни (обычно это дата перехода права собственности на товар, указанная в договоре). Этот курс фиксируется либо прямо в накладной, либо в ином документе, который связан с ней и хранится вместе с ней.
В налоговом учете (ст. 313 НК РФ) также действует принцип рублевого измерения показателей. Поэтому организациям удобно формировать первичные документы так, чтобы на их основании можно было одновременно вести и бухгалтерский, и налоговый учет без дополнительных расшифровок.
Как корректно указать условные единицы в товарной накладной?
Условные единицы допустимо указывать в накладной как дополнительный показатель: основные графы заполняются в рублях, а у.е. или иностранная валюта отражаются в отдельных реквизитах (графах, строках, поле «Примечание»). Эти дополнительные реквизиты нужно закрепить во внутреннем распоряжении и учетной политике.
Подход обычно строится так: договор формулирует цену в у.е. или валюте, в учете и накладной отражается рублевая сумма, рассчитанная по курсу на определенную дату, а валютное выражение приводится справочно. Это сохраняет связь с условиями договора и одновременно соблюдает требования закона о валюте учета.
Организация может:
- оставить структуру ТОРГ‑12 без изменений и указывать у.е. в разделе «Итого» и/или в поле «Основание, примечание»;
- добавить дополнительные графы в табличной части (например, «Цена в валюте», «Сумма в валюте», «Курс», «Сумма в рублях»);
- разработать собственную форму накладной с нужными колонками и строками, обеспечив наличие всех обязательных реквизитов по статье 9 закона № 402‑ФЗ.
Право добавлять реквизиты предусмотрено еще Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (приложение к постановлению Госкомстата России от 24.03.1999 № 20) и не противоречит действующему законодательству. Главное — чтобы документ позволял однозначно определить:
- какой товар отгружен;
- кому и в каком количестве;
- по какой цене в у.е./валюте;
- по какому курсу выполнен пересчет;
- какова итоговая сумма в рублях.
Пример разделения обязательных и дополнительных реквизитов
На практике удобно разделить рублевые и валютные показатели: рубли — как обязательные данные, у.е. — как вспомогательные. Это можно отразить в макете формы накладной.
| Группа реквизитов | Примеры полей |
| Обязательные (по ст. 9 закона № 402‑ФЗ) | Наименование документа, дата, номер, организация-продавец, покупатель, номенклатура, количество, единицы измерения, цена и сумма в рублях, должности и подписи ответственных лиц |
| Дополнительные (по решению организации) | Цена в валюте или у.е., сумма в валюте или у.е., курс Банка России, сумма НДС в валюте, примечание о порядке пересчета и источнике курса |
Нужно ли сегодня использовать именно унифицированную форму ТОРГ‑12?
Для коммерческих организаций применение формы ТОРГ‑12 не является обязательным: можно использовать как ТОРГ‑12, так и самостоятельно разработанную форму, если она содержит все обязательные реквизиты первичного документа. Однако многие компании продолжают применять ТОРГ‑12 как удобный и привычный шаблон.
Ранее закон о бухгалтерском учете (129‑ФЗ) и постановления Госкомстата требовали использовать унифицированные формы из утвержденных альбомов. После вступления в силу Федерального закона № 402‑ФЗ это требование для большинства коммерческих организаций отменено: у них появилось право конструировать собственные формы первичных документов.
При этом сохраняется принцип: если организация выбрала форму ТОРГ‑12, она может дополнять ее реквизитами, не уничтожая смысл исходного шаблона. Дополнительные реквизиты (включая валюту, у.е., курс) вводятся:
- внутренним приказом руководителя о применяемых формах документов;
- приложением к учетной политике для целей бухгалтерского и налогового учета;
- описанием в регламенте документооборота и настройках учетной системы (например, в 1С).
Государственные органы и отдельные отрасли могут по-прежнему требовать использование унифицированных форм по своим нормативным актам. В таких случаях нужно проверять специальные правила именно для конкретной сферы деятельности.
Как закрепить форму накладной в учетной политике и реализовать работу с у.е. в 1С?
Форма товарной накладной и порядок отражения у.е./валюты должны быть закреплены во внутреннем приказе и в учетной политике, а затем воспроизведены в настройках 1С. Это обеспечивает совпадение печатной формы документа и данных бухгалтерского учета.
Практический порядок действий обычно включает несколько шагов:
- Определить модель расчетов. Зафиксировать в договорной документации, в какой валюте или у.е. устанавливается цена, по какому курсу и на какую дату выполняется пересчет в рубли.
- Разработать макет формы накладной. Решить, используется ли ТОРГ‑12 или собственная форма; определить, где будут размещены рублевые суммы, где — у.е./валюта и курс.
- Утвердить форму приказом. Прописать в приказе руководителя перечень применяемых первичных документов и их формы; указать, что форма товарной накладной используется для оформления отгрузки ТМЦ и содержит дополнительные валютные реквизиты.
- Закрепить в учетной политике. Включить форму накладной как приложение к учетной политике и описать порядок пересчета валюты в рубли и отражения курсовых разниц.
- Настроить печатную форму в 1С. В конфигурациях 1С (например, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей) настроить шаблон товарной накладной: добавить нужные колонки и поля, убедиться, что в основных графах выводятся рублевые суммы, а у.е./валюта — в дополнительных.
- Проверить тестовыми документами. Оформить несколько пробных накладных с ценой в у.е., проверить корректность пересчета в рубли, заполнение реквизитов и соответствие формы утвержденному макету.
Если все этапы выполнены, организация получает юридически корректную товарную накладную с указанием как рублевых сумм, так и условных единиц, что удобно для привязки к валютным условиям договора и ведения учета в 1С.