Перед началом работы в 1С:УНФ нужно один раз заполнить сведения об организации: указать ИНН, наименование, адреса, банковские реквизиты, кассу и систему налогообложения. Эти данные затем автоматически подставляются в документы, печатные формы и отчеты.
Где в 1С:УНФ заполняются сведения об организации
Сведения об организации в 1С:УНФ заполняются либо в карточке одной организации (учет по одной организации), либо в справочнике Организации (учет по нескольким организациям) в разделе Компания. Разницу задают в общих настройках программы, а сами реквизиты редактируются в карточке выбранной организации.
В актуальных версиях 1С:УНФ режим работы по одной или нескольким организациям выбирается при первоначальном запуске программы или через настройки раздела Компания. Дальнейшие действия зависят от выбранного варианта:
- Учет по одной организации — откройте раздел Компания и перейдите в форму Реквизиты организации. Здесь настраиваются все данные единственной организации, от имени которой ведется учет.
- Учет по нескольким организациям — откройте раздел Компания и список Организации. Создайте запись по кнопке Создать и заполните карточку каждой организации, по которой планируется учет.
Переключение между организациями при вводе документов выполняется через поле выбора организации в шапке документа, при этом используются именно те реквизиты, которые вы указали в карточке соответствующей организации.
Какие разделы карточки организации нужно заполнить
В карточке организации в 1С:УНФ обязательно заполняются вкладка Основное и связанные с ней блоки: основные сведения, юридические данные, адреса и телефоны, основной банковский счет, основная касса и налогообложение. Остальные вкладки настраиваются по мере необходимости, но базовый учет возможен уже после заполнения этих разделов.
Структура карточки может незначительно отличаться в разных версиях конфигурации, но общий состав ключевых полей сохраняется. Для большинства пользователей достаточно пройтись по основным блокам сверху вниз и заполнить все поля, которые помечены как обязательные или фактически используются в документах: это реквизиты для печатных форм, банковские и кассовые реквизиты, а также параметры налогообложения.
Ниже приведено краткое содержание основных блоков карточки организации и то, где используются их данные.
| Блок | Что заполняется | Где используется |
| Основные сведения | Вид организации, полное и краткое наименование, ИНН/КПП, ОГРН/ОГРНИП | Шапка программы, печатные формы, договоры, счета |
| Юридические данные | Юридический адрес, руководитель, должность, основание полномочий | Акты, накладные, счета-фактуры, договоры |
| Адреса и телефоны | Фактический и почтовый адреса, телефоны, e-mail, сайт | Печатные формы, контактная информация для контрагентов |
| Основной банковский счет | Номер счета, БИК, наименование банка, корр. счет | Платежные поручения, выписки, счета на оплату |
| Основная касса | Касса для работы с наличными | Приходные и расходные кассовые ордера |
| Налогообложение | Система налогообложения и параметры по НДС, УСН и др. | Налогообложение операций, регламентированные отчеты |
Основные сведения: вид организации, наименование, ИНН
Основные сведения об организации в 1С:УНФ заполняются на вкладке Основное и включают вид организации, наименование и ИНН/КПП. Эти данные могут быть заполнены автоматически по ИНН через встроенный сервис или введены пользователем вручную.
В самом начале укажите вид организации — как правило, это Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель. От выбранного вида зависят доступные реквизиты: для юридического лица нужно указать КПП и ОГРН, для индивидуального предпринимателя — только ИНН и ОГРНИП, а также Ф.И.О. предпринимателя в установленном формате.
Затем заполните блок основных реквизитов.
- В поле ИНН введите идентификационный номер организации или индивидуального предпринимателя.
- При наличии возможности автоматического заполнения реквизитов по ИНН используйте соответствующую кнопку: программа обратится к справочникам и заполнит наименование, КПП, юридический адрес и часть других реквизитов.
- Проверьте полученные данные и при необходимости откорректируйте их вручную, особенно если информация в ЕГРЮЛ/ЕГРИП изменилась недавно.
- Если автоматическая подгрузка не используется, введите полное и краткое наименование, ИНН/КПП и другие требуемые поля вручную.
Полное наименование выводится в большинстве официальных печатных форм и договоров, а краткое удобно для отображения в списках и в шапке интерфейса. Желательно, чтобы наименования в 1С совпадали с регистрационными данными в ФНС и на печати организации.
Юридические данные и контактная информация организации
Юридические данные и контакты в 1С:УНФ заполняются в отдельных блоках и используются для печатных форм, договоров и обмена документами. Здесь указываются юридический адрес, руководитель, его должность, а также фактический и почтовый адреса и средства связи.
В блоке Юридические данные обычно задаются:
- юридический адрес организации (как в регистрационных документах);
- Ф.И.О. руководителя;
- должность руководителя (например, генеральный директор, директор, индивидуальный предприниматель);
- основание полномочий (устав, решение учредителя, доверенность и т.п., если поле предусмотрено конфигурацией).
Эта информация подставляется в печатные формы актов, накладных, счетов, договоров и других документов, где требуется указать руководителя и юридический адрес.
В блоке Адреса, телефоны указываются:
фактический адрес (место ведения деятельности), почтовый адрес (если отличается), телефоны, адрес электронной почты и сайт. В современных версиях 1С:УНФ для ввода адреса можно использовать встроенный адресный классификатор (ФИАС) либо ввести адрес вручную по строкам. Часто фактический и почтовый адрес могут быть автоматически скопированы из юридического адреса, если они совпадают.
Основной банковский счет организации
Основной банковский счет организации в 1С:УНФ задается в карточке организации и затем по умолчанию подставляется во все банковские документы. При необходимости можно завести несколько счетов и выбрать один из них основным.
В блоке Основной банковский счет укажите:
- номер расчетного счета организации;
- БИК банка, после чего программа обычно подставляет наименование банка и корреспондентский счет из справочника банков;
- при необходимости другие реквизиты, предусмотренные конфигурацией (например, наименование подразделения банка).
После записи карточки организации указанный счет появляется в справочнике Банковские счета и становится основным для этой организации. Если у организации несколько расчетных счетов, дополнительные счета создаются в справочнике Банковские счета, а основной выбирается либо прямо в карточке организации, либо по команде Использовать как основной в списке счетов.
Основной счет подставляется по умолчанию в платежные поручения, банковские выписки и другие банковские документы, что снижает риск ошибок при выборе счета.
Основная касса организации
Основная касса в 1С:УНФ используется для автоматического подстановления при работе с наличными документами. Ее нужно указать в карточке организации, выбрав подходящую кассу из справочника Кассы или создав новую.
Если в справочнике еще нет ни одной кассы, создайте ее, указав наименование (например, «Основная касса», «Касса офиса»), валюту и другие необходимые параметры. Затем в карточке организации выберите эту кассу как основную. Для большинства операций достаточно одной основной кассы, но при наличии нескольких подразделений или обособленных точек можно завести несколько касс и использовать их по документам.
Система налогообложения и параметры налогообложения
Система налогообложения в 1С:УНФ выбирается в блоке Налогообложение карточки организации и должна соответствовать данным о регистрации в ФНС. От выбранной системы зависят расчет налогов, состав отчетности и доступные настройки по НДС и страховым взносам.
В этом блоке обычно указываются:
- основная система налогообложения (общая система, упрощенная система с соответствующим объектом налогообложения и другие действующие режимы);
- статус по НДС (плательщик НДС или освобожденный от обязанностей плательщика по соответствующим основаниям);
- дополнительные параметры, предусмотренные конфигурацией, такие как дата перехода на выбранный режим и отдельные настройки по видам деятельности.
С 2021 года на территории России больше не применяется единый налог на вмененный доход (ЕНВД), поэтому в актуальных базах 1С:УНФ новый учет на ЕНВД не ведется. При выборе системы налогообложения ориентируйтесь на уведомления и решения налогового органа по вашей организации и указывайте в 1С тот режим, который реально применяется.
После выбора системы налогообложения проверьте, что в документах корректно отражаются НДС, доходы и расходы, а также формируются нужные регламентированные отчеты в части, поддерживаемой конфигурацией.
Как завершить заполнение карточки организации
После заполнения всех обязательных разделов карточки организации в 1С:УНФ сохраните изменения по кнопке Записать или Записать и закрыть. С этого момента введенные реквизиты будут использоваться во всех новых документах и печатных формах.
Перед началом активной работы полезно ввести тестовый документ (например, счет или накладную) и сформировать его печатную форму, чтобы визуально убедиться, что наименование, адрес, данные руководителя и реквизиты банка выводятся корректно. При обнаружении неточностей вернитесь в карточку организации, поправьте соответствующие поля и снова сохраните изменения.
Важно: изменение реквизитов организации в действующей базе отражается в новых документах, а уже введенные ранее документы обычно сохраняют те данные, которые были актуальны на момент их формирования. Это позволяет вести учет с учетом изменения реквизитов, не искажая историю уже оформленных операций.