Как в 1С:УНФ включить использование факсимиле печати и подписи
Факсимиле печати и подписи в 1С:УНФ настраиваются в карточке организации, в блоке настроек печати, где указываются логотип, изображение печати и подписи ответственных лиц. После настройки эти изображения подставляются в стандартные печатные формы: счета, накладные, прайс‑листы и другие документы.
Настройка выполняется в разделе Компания. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, откройте пункт Организации и выберите нужную карточку. Если учет ведется по одной организации, используйте пункт Реквизиты организации. В карточке организации перейдите к разделу или вкладке, которая отвечает за параметры печати (чаще всего она называется Печать или Печать и подписи).
В этом блоке доступны основные поля:
- Логотип — изображение, которое выводится в «шапке» многих печатных форм и прайс‑листа.
- Факсимильная печать — изображение круглой печати организации для подстановки в документы.
- Подпись руководителя и Подпись главного бухгалтера — выбор записей из справочника «Подписи ответственных лиц».
Часть подписей привязана к должностям (руководитель, главный бухгалтер), для остальных документов можно указывать других ответственных через соответствующие реквизиты документа или дополнительные настройки печатной формы.
Как подготовить файлы логотипа, печати и подписи для 1С:УНФ
Для корректной работы факсимиле в 1С:УНФ требуется загрузить изображения логотипа, печати и подписей в виде отдельных графических файлов, обычно в форматах PNG или JPG. Картинки должны быть обрезаны по краю, без лишних полей, и иметь достаточное качество для печати.
Чаще всего используются отсканированные изображения печати и собственноручных подписей, подготовленные в графическом редакторе по внутренней инструкции компании или по инструкции «Как создать факсимиле печати/подписи», если она есть на портале поддержки. Для печати и подписи удобен формат PNG с прозрачным фоном — он аккуратно ложится на форму документа, не перекрывая рамки и линии.
| Элемент | Рекомендуемый формат | Особенности подготовки |
| Логотип организации | PNG, JPG | Цветное изображение, без лишних полей, ширина обычно 300–800 px в зависимости от макета. |
| Факсимиле печати | PNG (с прозрачным фоном) | Круглая печать по центру, фон удалить, края обрезать по контуру оттиска. |
| Факсимильная подпись | PNG (с прозрачным фоном) | Подпись отсканировать на белом листе, очистить фон, оставить только штрих подписи. |
Сохраняйте каждое изображение в отдельном файле: один файл — один логотип, один файл — одна печать, один файл — одна подпись. Для разных руководителей и должностных лиц создаются отдельные файлы подписей, чтобы их можно было привязать к соответствующим записям в справочнике.
Пошаговая настройка логотипа и факсимиле печати в карточке организации
Настройка логотипа и печати в 1С:УНФ сводится к загрузке подготовленных файлов в карточку организации и сохранению изменений. После этого логотип и печать используются во всех поддерживаемых печатных формах автоматически, без дополнительной настройки в каждом документе.
- Откройте раздел Компания в главном меню.
- Выберите:
- Организации — если в базе несколько организаций, затем откройте нужную карточку;
- Реквизиты организации — если в базе одна организация.
- Перейдите на вкладку или в блок Печать / Печать и подписи (название может немного отличаться в разных версиях, но суть раздела одинакова).
- В поле Добавить логотип нажмите кнопку выбора файла и укажите подготовленный файл логотипа (PNG, JPG и т.п.). Проверьте предварительный просмотр, если он доступен, чтобы убедиться, что логотип не обрезан и читаем.
- В поле Добавить факсимильную печать выберите файл с изображением печати. Убедитесь, что печать расположена по центру и без лишних полей, чтобы она корректно вписывалась в макет документа.
- Сохраните карточку организации. В ряде версий 1С:УНФ логотип и печать начинают использоваться в печатных формах сразу после сохранения без перезапуска программы.
- Откройте любой документ (например, счет или накладную), сформируйте печатную форму и убедитесь, что логотип и печать отображаются корректно.
Если изображение кажется слишком крупным или мелким, отредактируйте файл в графическом редакторе (измените размер, обрежьте поля) и загрузите его повторно. Масштабирование внутри 1С ограничено, поэтому проще изменить сам файл, чем добиваться результата только настройками формы.
Выбор подписей ответственных лиц в 1С:УНФ
Подписи ответственных лиц в 1С:УНФ выбираются из отдельного справочника «Подписи ответственных лиц», куда заносятся фамилии, должности и, при необходимости, файлы факсимильных подписей. В карточке организации к полям «Подпись руководителя» и «Подпись главного бухгалтера» привязываются соответствующие элементы этого справочника.
Справочник обычно доступен через ссылку в самой карточке организации или через раздел Компания (в зависимости от конфигурации). В каждой записи указываются:
- ФИО сотрудника;
- должность (например, директор, генеральный директор, главный бухгалтер);
- при необходимости — файл с факсимильной подписью.
После заполнения справочника:
1) Откройте карточку организации и перейдите к блоку печати и подписей.
2) В поле Подпись руководителя выберите нужную запись из справочника «Подписи ответственных лиц».
3) В поле Подпись главного бухгалтера укажите соответствующую запись, если эта должность есть в организации и требуется в документах.
Именно эти выбранные подписи будут подставляться по умолчанию в стандартные печатные формы, где предусмотрены поля «Руководитель» и «Главный бухгалтер».
Загрузка факсимильных подписей ответственных лиц
Чтобы в печатных формах отображались факсимильные подписи, к каждой записи в справочнике «Подписи ответственных лиц» привязывается свой файл подписи. Таким образом, 1С:УНФ подставляет не только текст ФИО и должность, но и графическое изображение подписи в соответствующей строке документа.
- Подготовьте файл подписи конкретного сотрудника по инструкции «Как создать факсимиле подписи» или по внутреннему регламенту: отсканируйте подпись, уберите фон, сохраните в PNG с прозрачным фоном или в другом поддерживаемом формате.
- Откройте справочник Подписи ответственных лиц через карточку организации (по ссылке рядом с полем выбора подписи) или через раздел Компания, если там есть отдельный пункт меню.
- Создайте новую запись или откройте существующую, введите ФИО и должность сотрудника.
- В поле Добавить факсимиле подписи выберите подготовленный файл. Убедитесь, что подпись читаема и не обрезана по краям.
- Сохраните запись. Повторите эти шаги для каждого сотрудника, чья подпись должна присутствовать в документах.
- Вернитесь в карточку организации и убедитесь, что в полях «Подпись руководителя» и «Подпись главного бухгалтера» выбраны записи с прикрепленными факсимильными подписями.
- Сформируйте печатную форму документа (например, счет или акт) и проверьте, что факсимильные подписи отобразились под соответствующими должностями.
Если подпись в печатной форме выглядит смазанной или слишком мелкой, измените исходный файл: повышайте разрешение при сканировании и подбирайте подходящий размер изображения перед загрузкой в 1С.
В каких печатных формах 1С:УНФ используется логотип и факсимиле
После настройки логотипа, печати и подписей в карточке организации 1С:УНФ автоматически подставляет их в стандартные печатные формы, поддерживающие эти реквизиты. Чаще всего это счета, накладные, акты, прайс‑листы и ряд других коммерческих документов.
Типовой перечень документов, где обычно используются эти изображения:
- Счета на оплату — в «шапке» выводится логотип, внизу — печать и подписи ответственных лиц.
- Товарные накладные и акты выполненных работ — в большинстве типовых форм присутствуют поля для печати и подписей.
- Прайс‑лист — как правило, выводит логотип организации в верхней части документа.
- Отчеты и иные печатные формы, где конфигурация предусматривает вывод логотипа и реквизитов организации.
Конкретный набор печатных форм, где показываются логотип и факсимиле, зависит от версии конфигурации 1С:УНФ и настроек печатных форм. Если в какой‑то форме печать или подписи не отображаются, чаще всего это связано с макетом данной формы и может корректироваться доработкой конфигурации или выбором другой стандартной формы печати.
Юридические ограничения при использовании факсимиле печати и подписи
Использование факсимиле печати и подписи в документах регулируется законодательством, поэтому перед повсеместным применением этих изображений важно закрепить порядок их использования внутренними документами и договорами с контрагентами. В ряде случаев закон требует собственноручной подписи, и факсимиле не может ее заменить.
В российском праве использование факсимиле возможно при соблюдении следующих условий:
- наличие соглашения между сторонами о применении факсимиле (например, условие в договоре или отдельное соглашение);
- документ не относится к тем категориям, для которых нормативные акты прямо требуют собственноручной подписи или усиленной квалифицированной электронной подписи;
- внутренним приказом или регламентом организации установлен порядок хранения и использования факсимильных клише и файлов.
1С:УНФ при выводе факсимиле влияет только на внешний вид печатной формы (бумажный документ или PDF) и не заменяет юридически значимую электронную подпись при обмене документами через системы ЭДО. Если документ подписывается электронной подписью, правовой статус определяет именно электронная подпись, а не изображение факсимиле, напечатанное в макете документа.
Перед массовым использованием факсимиле в учетной системе логично согласовать этот вопрос с юристом или службой внутреннего контроля, чтобы порядок работы в 1С соответствовал действующему законодательству и корпоративным правилам.