Как получить отчет об остатках отгулов

Как в 1С:ЗУП получить отчет об остатках отгулов

Отчет об остатках отгулов в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.x) формируется через кадровый отчет «Остатки отпусков», где отгулы выводятся как отдельный вид остатка. Для этого нужно включить учет отгулов в настройках и затем сформировать отчет по выбранной дате.

В актуальных релизах конфигурации учет отгулов относится к общему механизму учета отсутствий и времени отдыха, поэтому отдельного отчета именно «Остатки отгулов» в меню нет. Отгулы учитываются вместе с основными и дополнительными отпусками, но в отчете хранятся в своем показателе, что позволяет анализировать их отдельно.

Где включить механизм отгулов в настройках

Чтобы программа накапливала остатки отгулов и показывала их в отчетах, нужно включить использование отгулов в настройках расчета зарплаты. Без этого флажка отгулы не будут формировать баланс для последующего отдыха.

Последовательность действий в типовой конфигурации выглядит так:

• Откройте раздел Настройка и перейдите в пункт Расчет зарплаты.
• Выберите ссылку Настройка состава начислений и удержаний (или одноименную форму с настройками расчета).
• Найдите блок, связанный с учетом отсутствий и времени отдыха (обычно раздел Учет отсутствий).
• Установите флажок Отгулы или включите соответствующий вид времени / вид отсутствия, отвечающий за отгулы.
• Сохраните настройки, чтобы механизм отгулов начал работать при последующем вводе документов.

Названия отдельных пунктов меню и форм могут немного отличаться в разных релизах редакции 3.x, но логика одна и та же: отгулы включаются в общих настройках расчета зарплаты и учета отсутствий.

Как формируется запас отгулов у сотрудника

Запас отгулов у сотрудника формируется из документов, в которых отражена компенсируемая работой временем отдыха деятельность: работа в выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете рабочего времени. Эти документы накапливают для сотрудника «положительный» баланс отгулов, который затем может быть использован как дни или часы отдыха.

При вводе документов по работе в особых условиях программа, по настройкам вида начисления и вида времени, определяет: компенсируется ли такая работа повышенной оплатой, временем отдыха или комбинацией этих вариантов. Если предусмотрена компенсация временем отдыха, соответствующее количество дней или часов записывается в запас отгулов сотрудника.

Использование отгулов отражается отдельными документами отсутствия (например, документами, регистрирующими отгулы как вид отпуска или как специальный вид неявки с сохранением места работы). Эти документы уменьшают ранее сформированный баланс. В результате в любой момент по состоянию на конкретную дату можно получить остаток неиспользованных отгулов.

Как сформировать отчет об остатках отгулов через меню «Кадры»

Отчет об остатках отгулов формируется через кадровый отчет «Остатки отпусков», который находится в разделе Кадры – Кадровые отчеты. В этом отчете отображаются остатки как отпусков, так и отгулов на дату, указанную пользователем.

Типичная последовательность формирования отчета выглядит так:

1. Откройте раздел Кадры в командном интерфейсе.
2. Перейдите в группу Кадровые отчеты и выберите отчет Остатки отпусков.
3. В поле даты укажите дату, на которую нужно получить остатки отгулов (например, на конец месяца или на текущую дату).
4. При необходимости задайте отборы: по организации, подразделению, категории персонала или конкретным сотрудникам.
5. Откройте настройки отчета (как правило, ссылка Настройка или Еще – Изменить вариант отчета) и проверьте, чтобы в состав показателей была включена информация по отгулам. В некоторых вариантах отчета отгулы помечены отдельной колонкой или отдельным видом отпуска.
6. Сформируйте отчет и просмотрите данные об остатках отгулов в днях и часах по каждому сотруднику.

Если необходимо получить отчет только по отгулам, можно настроить вариант отчета так, чтобы выводились лишь соответствующие показатели или применялся отбор по виду отпуска / виду отсутствия, соответствующему отгулам.

Какие данные показывает отчет по остаткам отгулов

Отчет по остаткам отгулов показывает количество неиспользованных отгулов в днях и часах, с разбивкой по сотрудникам и, при необходимости, по подразделениям. Дни и часы в отчете выводятся раздельно, что удобно при сочетании дневного и почасового учета отгулов.

Структура показателей в отчете может отличаться в зависимости от применяемого варианта, но в типовой настройке используются примерно такие поля:

При необходимости пользователь может создать собственный вариант отчета «Остатки отпусков», оставив в нем только показатели, связанные с отгулами, и сохранить его для регулярного использования. Это упрощает контроль за накопленными и использованными отгулами в разрезе сотрудников и подразделений.