Как в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» оформить выдачу сотруднику подарка в денежной форме
Денежный подарок сотруднику в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 отражается через документ «Разовые начисления» с использованием заранее настроенного вида начисления, при этом сумма подарка облагается НДФЛ в полном объеме.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 (далее — «1С:ЗУП 8») денежный подарок учитывается как разовое начисление. Для этого в системе должен быть создан отдельный вид начисления, например «Подарок деньгами», с корректно настроенным налогообложением и отражением в отчетности.
После настройки начисления пользователь оформляет документ «Разовые начисления», выбирает нужный вид начисления и указывает конкретную сумму по каждому сотруднику. На основании этих данных программа рассчитает НДФЛ и, при необходимости, страховые взносы.
Пошаговое оформление денежного подарка документом «Разовые начисления»
Чтобы оформить денежный подарок сотруднику, достаточно создать документ «Разовые начисления», выбрать вид начисления «Подарок деньгами», указать сотрудника и сумму подарка, после чего провести документ.
Вариант с разовыми начислениями удобен тем, что не требует изменения штатного расписания и не влияет на постоянные настройки зарплаты. Подарок фиксируется разовым документом за нужный месяц, а все расчеты выполняет программа автоматически на основании настроек вида начисления.
- Откройте раздел «Зарплата» в «1С:ЗУП 8».
- Создайте новый документ «Разовые начисления» за тот месяц, в котором планируется выдать подарок.
- В поле «Начисление» выберите ранее настроенный вид начисления, например «Подарок деньгами».
- В табличной части добавьте нужного сотрудника.
- В графе «Результат» укажите сумму денежного подарка, подлежащую выплате.
- Проведите документ и, при необходимости, сформируйте документы на выплату и перечисление НДФЛ.
Если подарок выдается нескольким сотрудникам, их можно внести в одну табличную часть документа «Разовые начисления», указав индивидуальные суммы подарка для каждого работника.
Предварительная настройка начисления «Подарок деньгами»
Для корректного учета денежного подарка необходимо заранее создать в справочнике начислений отдельный вид, в котором задаются правила обложения НДФЛ, страховыми взносами и код дохода для отчетности.
Обычно для такого начисления указывают тип назначения, связанный с прочими выплатами сотруднику, чтобы подарок не влиял на расчет оклада, премий и других постоянных выплат. В карточке начисления настраивается включение в базу по НДФЛ и, при необходимости, включение в базу по страховым взносам по видам страхования, которые применимы для данной категории сотрудников.
Код дохода НДФЛ выбирается в соответствии с действующим приказом ФНС России и внутренними методическими рекомендациями. В конфигурации «1С:ЗУП 8» код задается в настройках вида начисления, и именно он попадает в справки и отчеты по НДФЛ.
Если в организации предусмотрены разные типы подарков (например, денежные и натуральные), имеет смысл завести отдельные виды начислений для каждого варианта, чтобы программа корректно применяла налоговые правила и лимиты.
Как рассчитывается НДФЛ с денежного подарка сотруднику
Денежный подарок сотруднику облагается НДФЛ с первого рубля, необлагаемый лимит 4 000 руб. по п. 28 ст. 217 НК РФ к денежным подаркам не применяется.
Налоговый кодекс РФ различает подарки в денежной и натуральной форме. Для подарков в неденежной форме действует необлагаемый лимит 4 000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ), однако этот лимит не распространяется на подарки деньгами. Поэтому при выплате денежного подарка сотруднику в «1С:ЗУП 8» вся сумма включается в налоговую базу по НДФЛ как доход физического лица.
Программа рассчитывает НДФЛ исходя из настроек вида начисления и статуса сотрудника (налоговый резидент или нерезидент). Ставка налога выбирается автоматически на основании данных о статусе, указанного в карточке физического лица.
Дата получения дохода и срок перечисления НДФЛ
Дата фактического получения дохода в виде денежного подарка — день его выплаты сотруднику, а перечислить удержанный НДФЛ в бюджет нужно не позднее следующего рабочего дня.
Пункт 1 подпункта 1 ст. 223 НК РФ определяет, что для доходов в денежной форме датой фактического получения дохода считается день выплаты средств налогоплательщику. В случае денежного подарка это дата выдачи денег сотруднику в кассе либо дата перечисления на банковскую карту.
Пункт 6 ст. 226 НК РФ устанавливает срок перечисления удержанного НДФЛ: не позднее дня, следующего за днем фактического получения дохода работником. В «1С:ЗУП 8» этот срок учитывается при формировании платежных документов и отчетности по НДФЛ, но ответственность за соблюдение сроков перечисления налога несет налоговый агент — организация.
Особенности учета денежного подарка в «1С:ЗУП 8» и влияние на страховые взносы
В большинстве случаев денежный подарок действующему сотруднику включается не только в базу по НДФЛ, но и в базу по страховым взносам, если выплата связана с трудовыми отношениями и не поименована в перечне освобождаемых выплат.
Нормы по страховым взносам закреплены в гл. 34 НК РФ. В базу по взносам входят все выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, кроме прямо перечисленных в ст. 422 НК РФ. Денежные подарки сотрудникам, как правило, рассматриваются как выплаты в пользу работников и включаются в базу по страховым взносам.
В «1С:ЗУП 8» порядок обложения страховыми взносами задается в настройках вида начисления «Подарок деньгами». Для корректного учета необходимо проверить, по каким видам страхования (пенсионное, медицинское, социальное, травматизм) начисляются взносы по этому начислению.
Если организация оформляет денежный подарок не сотруднику, а, например, бывшему работнику или иному физическому лицу по гражданско-правовому договору, правила обложения НДФЛ и взносами могут отличаться. В таких ситуациях в программе часто используются другие виды начислений и иные настройки налогообложения.