Как в «1С:Бухгалтерия 8» настроить автоматическую подстановку статей затрат в документы
В «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 автоматическая подстановка статей затрат настраивается двумя основными способами: через справочник Номенклатура и через справочник Статьи затрат, при этом приоритет всегда у настройки в карточке номенклатуры. В любом документе выбранную автоматически статью затрат можно изменить вручную перед проведением.
Механизм автоподстановки одинаково работает в актуальных релизах конфигурации, хотя название разделов интерфейса и расположение пунктов меню могли немного измениться. Ниже разберем оба варианта настройки и логику их совместной работы.
Способ 1. Настройка статьи затрат в карточке номенклатуры
Если указать статью затрат прямо в карточке номенклатуры, то эта статья будет автоматически подставляться во все документы, где используется данная позиция, и где по логике документа требуется статья затрат. Такой подход удобен, когда один и тот же товар, материал или услуга всегда относится к одному виду расходов.
В актуальных версиях «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 карточка номенклатуры по‑прежнему содержит реквизит с привязкой к статье затрат (обычно на закладке, связанной с учетом и производством). Если интерфейс немного отличается, название закладки может быть иным, но принцип остается тем же: для каждой позиции номенклатуры задается «своя» статья затрат.
Пошаговая настройка статьи затрат в номенклатуре
Алгоритм настройки простой: достаточно найти нужную номенклатурную позицию, открыть ее карточку и указать подходящую статью затрат в поле, отвечающем за расходы по этой позиции.
- Откройте раздел, в котором в вашей версии расположена Номенклатура (обычно это «Справочники и настройки учета» или «Справочники»).
- Найдите нужный элемент номенклатуры (товар, материал, услугу) и откройте его карточку.
- Перейдите на закладку, где задаются параметры учета и производственные настройки (часто это закладка вида «Бухучет и налогообложение», «Производство» или аналогичная).
- В поле, связанном с расходами или производством (в старых версиях это поле Производство – Статья затрат), выберите нужную статью затрат из справочника Статьи затрат.
- Запишите и закройте карточку номенклатуры.
После этого при вводе, например, документа поступления материалов, требований-накладных, производственных отчетов и других операций, связанных с расходами по этой номенклатуре, статья затрат будет подставляться автоматически. Пользователь сможет при необходимости выбрать другую статью прямо в строке документа.
Где искать эту настройку в новых релизах
В новых релизах конфигурации расположение поля с привязкой статьи затрат может отличаться по названию закладки, но смысл остается тем же: это реквизит в карточке номенклатуры, который определяет, к какой статье затрат относить расходы по данной позиции. Если вы не видите нужного поля, стоит проверить расширенный состав реквизитов формы (часть полей могут быть скрыты).
Способ 2. Настройка использования статьи затрат «по умолчанию»
Во втором варианте настройка делается в самой статье затрат: в карточке можно указать, в каких документах эта статья будет подставляться по умолчанию при создании нового документа. Этот способ применяют, когда одна статья затрат используется во многих операциях без привязки к конкретной номенклатуре.
Для каждой статьи затрат в актуальных версиях «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0 сохраняется реквизит Использование по умолчанию. В нем выбираются документы из предопределенного списка, в которые программа подставит эту статью при вводе строки или создании нового документа, если иные настройки (например, в номенклатуре) не заданы.
Как задать использование статьи затрат по умолчанию
Настройка занимает несколько шагов и выполняется один раз для выбранной статьи затрат.
- Откройте справочник Статьи затрат через раздел, в котором он находится в вашей версии (как правило, «Справочники и настройки учета»).
- Выберите нужную статью затрат и откройте ее карточку.
- Найдите поле Использование по умолчанию.
- Выберите в этом поле один или несколько типов документов из предложенного программой списка (например, документы производства, списания материалов, прочие расходы и т.п.).
- Запишите изменения.
После сохранения настроек при создании нового документа указанного вида, либо при вводе новой строки в таком документе, эта статья затрат будет автоматически подставляться как основная. При необходимости пользователь сможет вручную выбрать другую статью.
Примеры использования статьи затрат «по умолчанию»
В ряде случаев удобнее настроить не номенклатуру, а именно статью затрат: например, для общепроизводственных или общехозяйственных расходов, командировочных, услуг связи и других однотипных затрат.
| Тип расхода | Где удобно задать «Использование по умолчанию» |
| Общехозяйственные расходы (аренда офиса, связь) | В статье затрат указать использование по умолчанию для документов прочих расходов |
| Общепроизводственные расходы | В статье затрат выбрать документы по учету производственных затрат |
| Редко используемая номенклатура без жесткой привязки к виду расходов | Проще использовать настройку «по умолчанию» в статье затрат, чем заполнять каждую номенклатурную позицию |
Почему приоритет у статьи затрат в номенклатуре и как комбинировать способы
Если статья затрат указана одновременно в карточке номенклатуры и в поле «Использование по умолчанию» в статье затрат, в документ подставится статья затрат из номенклатуры. Настройка «по умолчанию» при этом используется как резервный вариант, когда для номенклатуры отдельная статья не задана.
Оба способа настройки можно свободно комбинировать внутри одной базы. Чаще всего применяют схему: для ключевой номенклатуры (основные материалы, товары, услуги) задают конкретные статьи затрат в карточке номенклатуры, а для типовых общих расходов используют настройку «Использование по умолчанию» в самих статьях затрат.
При проведении документа программа действует по следующей логике:
- если для номенклатурной позиции задана статья затрат в ее карточке, используется именно она;
- если в номенклатуре статья затрат не указана, программа смотрит настройку «Использование по умолчанию» в статье затрат, связанной с видом операции или документом;
- во всех случаях пользователь может изменить статью затрат прямо в документе до проведения.
Важно: изменение статьи затрат в одном документе не меняет настройки в номенклатуре или самом элементе справочника «Статьи затрат» и не влияет на уже проведенные документы.
Если поле «Использование по умолчанию» недоступно
Бывает, что поле Использование по умолчанию в карточке статьи затрат нельзя изменить: оно неактивно или не поддается редактированию. В актуальных релизах это, как правило, связано с тем, что статья затрат предопределена конфигурацией и нужна для корректного отражения типовых операций.
Для таких статей затрат назначение жестко задано разработчиками, и менять его нельзя, чтобы не нарушить учет и механизмы закрытия периода. В этом случае для настройки автоподстановки по своим операциям используют либо другие (пользовательские) статьи затрат, либо настройки на уровне номенклатуры.